Veeam zálohuje data tisíců zaměstnanců ČZU

Výzva

Česká zemědělská univerzita v Praze (ČZU) má přibližně 3 500 zaměstnanců, kteří využívají více než 3 800 e-mailových schránek. Rostoucí náklady a složitost správy on-premise e-mailové infrastruktury vedly univerzitu k migraci do cloudu — konkrétně na platformu Office 365. V rámci Office 365 využívají zaměstnanci nejen e-mailové schránky v Exchange Online, ale rovněž nástroje jako Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint.

V souvislosti s migrací klíčových služeb do cloudu bylo nutné najít řešení lokálního zálohování, jelikož služba Office 365 nesplňuje vysoké nároky ČZU na dobu retence záloh a granularitu obnovy konkrétních e-mailů, jednotlivých souborů i celých e-mailových schránek. On-premise zálohování rovněž zvyšuje úroveň zabezpečení důležitých dat a jejich dostupnosti za jakýchkoli okolností.

Tým IT oddělení univerzity má mnohaleté zkušenosti se správou systémů, které jsou kriticky důležité pro každodenní výuku více než 30 000 studentů. V rámci migrace do cloudu řešilo IT oddělení samozřejmě také zálohování dat z Office 365 a po srovnání parametrů několika různých zálohovacích řešení bylo jednoznačně rozhodnuto o nasazení Veeam Backup for Microsoft Office 365.

„Lokální záloha dat z cloudu je pro nás klíčovým prvkem jejich ochrany před ztrátou a zajištění dostupnosti. Proto jsme hledali zálohovací řešení, které bude snadné nasadit i spravovat a které nám umožní co nejrychlejší a nejjednodušší obnovu dat na úrovni jednotlivých e-mailů a souborů,“ říká Václav Mareš, vedoucí střediska správy serverů a databázových systémů ČZU.

Po vyzkoušení funkcí Veeam Backup for Microsoft Office 365 bylo o volbě zálohovacího řešení rychle rozhodnuto — perfektně splňovalo požadavky na zálohu účtů v Office 365.

„Jsme velmi spokojeni především s přehledným prostředím a snadným používáním řešení Veeam Backup for Microsoft Office 365, které nám poskytuje vysokou granularitu obnovy nechtěně smazaných dat,“ vysvětluje Václav Mareš. „Samotná obnova je pak záležitostí jednotek, maximálně desítek minut — podle toho, zda obnovujeme jednotlivé e-maily nebo celé schránky. To nám neuvěřitelným způsobem šetří čas a usnadňuje práci.“

Řešení Veeam

Řešení Veeam Backup for Microsoft Office 365 pomáhá ČZU lokálně zálohovat nejen obsah více než 3 800 e-mailových schránek, ale současně i obsah sdílených týmových prostorů v Microsoft Teams, stejně jako souborů v úložištích OneDrive a SharePoint. Všechna data se zálohují každý den a jejich inkrementální zálohy jsou udržovány po dobu 3 let.

„S řešením Veeam Backup for Microsoft Office 365 provádíme zálohování každou noc, a to vždy ve dvou souběžných streamech pro data dvou fakult. Používáme několik zálohovacích úloh postupně spouštěných připravenými skripty,“ vysvětluje Václav Mareš.

S pomocí řešení Veeam Backup for Microsoft Office 365, provozovaného na dvou virtuálních serverech (v rolích hlavního a proxy serveru), zálohuje ČZU každý den přibližně 2 TB dat na lokálně provozované NAS úložiště. Každý týden přitom IT oddělení ČZU řeší kolem dvou desítek požadavků na obnovu ztracených dat, od jednotlivých e-mailů po tisíce zpráv, resp. celý obsah schránek. S rychlou obnovou dat pomáhá především funkce Veeam Explorers, zatímco případné potíže s konfigurací záloh pomáhá řešit funkce Veeam Intelligent Diagnostics.

„Na řešení Veeam Backup for Microsoft Office 365, které jsme bez problému implementovali vlastními silami, oceňujeme, že jej skutečně stačí jednou nastavit, aby následně zcela spolehlivě probíhaly každodenní zálohy. V prostředí Office 365 přitom neustále dochází ke změnám, kvůli kterým zálohování s mnoha jinými nástroji často končí chybovými stavy. Řešení Veeam je ale natolik univerzální a nepřetržitě udržované, že dokáže na tyto změny prakticky okamžitě reagovat,“ říká Václav Mareš.

Kromě rychlé obnovy nechtěně smazaných e-mailů a souborů pomáhá Veeam Backup for Microsoft Office 365 ČZU řešit i problém s přerušením pracovního poměru zaměstnanců (typicky doktorandů). Při přerušení činnosti na univerzitě dochází ke kompletnímu smazání účtu v Office 365. Pokud je ale během následujících 3 let pracovní poměr opět navázán, lze celý účet snadno obnovit ze zálohy.

„Za jednu ze zásadních výhod řešení Veeam považujeme i transparentní model licencování na základě počtu uživatelů Office 365, bez ohledu na objem zálohovaných dat. ČZU díky tomu jen na licenčních poplatcích ušetří až 1 milion korun každý rok,“ vypočítává Václav Mareš. „Do budoucna uvažujeme, že do Office 365 migrujeme také účty studentů univerzity, což by znamenalo zálohování dalších více než 30 000 schránek. Již nyní víme, že při tom opět využijeme řešení Veeam.“

Výsledky

• Spolehlivá ochrana důležitých dat všech zaměstnanců univerzity
  Česká zemědělská univerzita v Praze patří mezi nejvýznamnější vysoké školy v zemi a odpovídá za výuku 30 000 studentů. Veeam pomáhá tento závazek dodržet.
• Rychlá a snadná obnova nechtěně smazaných dat
  Přestože má cloudová služba Office 365 vestavěné funkce na obnovu smazaných dat, každodenní praxe ukazuje, že bez další zálohy nelze zajistit ochranu dat ve všech scénářích.
• Jednoduchý a transparentní model licencování
  Licencování na základě počtu uživatelů (účtů v Office 365) je pro ČZU jednoznačně výhodnější než modely vycházející z objemu zálohovaných dat. ČZU tak ročně ušetří až 1 milion korun.