Rekrutacja w firmie Veeam — informacja dotycząca ochrony prywatności

Ostatnia aktualizacja: 29 lipca 2021 r.

Firma Veeam dąży do ochrony i poszanowania prywatności kandydatów, jasnego i transparentnego informowania o sposobach zbierania i wykorzystywania danych oraz wykonywania swoich obowiązków dotyczących ochrony danych.

Niniejsza informacja dotycząca ochrony prywatności w procesie rekrutacji dotyczy następujących aspektów procesów rekrutacji i zatrudniania w naszej firmie:

Prosimy o uważne zapoznanie się z tą informacją, ponieważ wyjaśniamy tu nasze poglądy i praktyki dotyczące danych osobowych kandydatów oraz sposób ich traktowania przez firmę Veeam. Należy pamiętać, że ewentualne dane osobowe zebrane podczas kontaktów kandydata z firmą Veeam wykraczających poza tradycyjny proces rekrutacji i zatrudniania — np. podczas odwiedzin w witrynie internetowej firmy Veeam w celu zamówienia materiałów związanych z produktami lub pobrania oprogramowania — podlegają zapisom standardowej uwagi firmy Veeam dotyczącej prywatności.

Kim jesteśmy?

Firma Veeam jest globalnym liderem w obszarze rozwiązań do zarządzania danymi i ochrony danych, który oferuje różne programy do tworzenia kopii zapasowych i replikacji danych. Działamy w ponad 160 krajach i mamy biura w ponad 35 krajach świata.

W rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”) firma Veeam Software Group GmbH jest „administratorem danych” w odniesieniu do zebranych danych osobowych, które podlegają tej informacji dotyczącej ochrony prywatności. Oto adres firmy:

Linden Park Lindenstrasse 16
Baar, CH-6340
Szwajcaria

Ponadto ewentualne pytania dotyczące tej uwagi można kierować e-mailem na adres privacy@veeam.com.

Zakres tej informacji

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych (zdefiniowanych poniżej), które możemy zbierać w procesie rekrutacji i zatrudniania osób fizycznych do pracy w firmie Veeam (łącznie ze wszystkimi jej podmiotami stowarzyszonymi).

Zbieranie i wykorzystywanie danych osobowych

Dane osobowe to informacje mogące służyć do bezpośredniego lub pośredniego ustalania tożsamości osoby fizycznej, której dotyczą. W tej informacji dotyczącej ochrony prywatności w procesie rekrutacji sformułowanie „dane osobowe” ma to samo znaczenie co sformułowania „informacje osobowe”, „dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej” lub inne terminy przywołane w odpowiednich przepisach prawa. 

W procesie rekrutacji firma Veeam zbiera i przetwarza dane osobowe na temat kandydatów ubiegających się o pracę. W procesie rekrutacji firma Veeam zbiera te dane na różne sposoby. Przykładowo:

  • ze źródeł ogólnodostępnych,
  • za pośrednictwem doradców kadrowych i rekruterów,
  • od kandydatów przekazujących swoje dane osobowe (np. przez wysłanie CV pocztą e-mail),
  • przez robienie notatek podczas rozmowy o pracę.

W pewnych przypadkach firma Veeam może zbierać dane osobowe na temat kandydatów od podmiotów zewnętrznych, czego przykładem są referencje udostępnione przez dotychczasowych pracodawców, informacje przekazane przez dostawców usług weryfikacyjnych i informacje uzyskane w ramach dozwolonej przez prawo weryfikacji karalności. 

Cele. Firma Veeam musi przetworzyć dane przed zawarciem umowy z kandydatem. Ponadto musimy przetworzyć dane, aby zawrzeć z kandydatem umowę o pracę i wykonywać wynikające z niej obowiązki. W szczególności dane osobowe, których zakres określono w następnej sekcji, są przez firmę Veeam zbierane i przetwarzane w następujących celach:

  • aktywne kontaktowanie się z potencjalnymi pracownikami przy użyciu różnych metod oraz za pośrednictwem doradców kadrowych wykonujących te czynności na zlecenie (rekrutacja);
  • planowanie zasobów ludzkich i zarządzanie nimi na poziomie globalnym, w tym w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obsady stanowisk;
  • podejmowanie decyzji inwestycyjnych;
  • wykonywanie czynności planistycznych i administracyjnych w odniesieniu do umiejętności potencjalnych pracowników;
  • przetwarzanie aplikacji otrzymanych różnymi kanałami (np. pocztą e-mail lub za pośrednictwem serwisu LinkedIn);
  • organizowanie procesu rekrutacji;
  • przygotowywanie i prowadzenie spraw sądowych;
  • umożliwianie oceny kandydata pod kątem zatrudnienia na innym stanowisku.

Kategorie danych osobowych

  • imię i nazwisko
  • prefiks (Pan/Pani itp.), w tym tytuły naukowe
  • sufiks
  • zdjęcie (jeśli zostało przekazane)
  • płeć (jeśli została podana)
  • adres
  • data i miejsce urodzenia
  • prawo jazdy (tak/nie)
  • adres e-mail
  • numer telefonu
  • stan cywilny i dzieci
  • obywatelstwo
  • wiza (pozwolenie na pracę)
  • paszport
  • stanowisko lub stanowiska, których dotyczy aplikacja
  • niepełnosprawność
  • typ aplikacji (np. przez e-mail, LinkedIn, aplikacja bez ogłoszenia — tak/nie)
  • najwcześniejsza możliwa data rozpoczęcia pracy
  • okres wypowiedzenia
  • oczekiwane wynagrodzenie
  • CV
  • służba wojskowa/cywilna
  • wykształcenie (szkoła, uczelnia, kierunek)
  • doświadczenie zawodowe
  • osobiste umiejętności i kompetencje
  • podpis
  • certyfikaty i raporty
  • notatki dotyczące rozmowy o pracę
  • dane dotyczące komunikacji (w tym korespondencji e-mail)
  • inne dane przekazane przez kandydata w procesie aplikowania o pracę

Podstawy prawne. Przetwarzamy wyżej wymienione kategorie danych osobowych kandydata na podstawie naszego nadrzędnego uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6(1)(f) RODO, którym jest zagwarantowanie sprawnego przebiegu rekrutacji oraz zapewnienie obsady wolnych stanowisk odpowiednimi kandydatami.

Firma Veeam przetwarza dane zdrowotne, jeśli musi wprowadzić uzasadnione korekty w procesie rekrutacji w przypadku kandydatów z niepełnosprawnością. 

W ramach odrębnego procesu możemy poprosić kandydata o zgodę na zachowanie przez nas jego danych osobowych do celów kontaktu w sprawie przyszłych wolnych stanowisk i/lub otrzymywania wiadomości marketingowych (art. 6(1)(a) RODO).

Możliwe skutki. Kandydat nie ma obowiązku przekazania danych firmie Veeam w procesie rekrutacji. Jednak nieprzekazanie pewnych danych na prośbę firmy Veeam może uniemożliwić prawidłowe przetworzenie aplikacji kandydata lub całkowicie je uniemożliwić. Kandydat nie ma obowiązku przekazania informacji na potrzeby monitorowania równych szans, a ich nieprzekazanie nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami. Gdyby przekazanie danych osobowych było obowiązkowe na mocy obowiązującego prawa, poinformujemy o tym kandydata oddzielnie.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji. Nasze decyzje dotyczące zatrudnienia nie są oparte wyłącznie na zautomatyzowanych procesach decyzyjnych.

Przechowywanie danych. Firma Veeam przechowuje dane osobowe kandydata co najmniej przez czas trwania procesu rekrutacji. Jeśli kandydat wyrazi zgodę na zachowanie przez nas jego aplikacji na potrzeby jej oceny pod kątem obsady przyszłych wolnych stanowisk, zachowamy aplikację przynajmniej do czasu, aż kandydat cofnie zgodę.

We wszystkich przypadkach przechowujemy dane kandydata tak długo, jak długo jest to wymagane do wykonania wszelkich obowiązków ustawowych lub innych obowiązków prawnych, w tym w odniesieniu do potencjalnych spraw sądowych, gdzie dane osobowe są potrzebne do wniesienia takiej sprawy lub przeprowadzenia obrony.

Jeśli złożenie aplikacji przez kandydata doprowadzi do jego zatrudnienia, dane osobowe kandydata zebrane w procesie rekrutacji zostaną przeniesione do jego akt osobowych i zostaną objęte zasadami ochrony prywatności danych pracowników, które wówczas udostępnimy kandydatowi.

Ujawnianie podmiotom zewnętrznym, usługodawcom i innym stronom

Aby realizować wyżej określone cele, przekazujemy dane osobowe kandydata następującym grupom odbiorców:

  • dostawcy usług IT i inni usługodawcy, z którymi współpracujemy

Niektórzy odbiorcy z wymienionych wyżej grup są zlokalizowani lub przetwarzają dane osobowe poza krajem kandydata. Poziom ochrony danych w innych krajach może się różnić od tego, który jest dostępny w kraju kandydata. Jednak dane osobowe kandydata przekazujemy wyłącznie do krajów, które według Komisji Europejskiej oferują odpowiedni poziom ochrony danych, lub podejmujemy kroki w celu zapewnienia, aby wszyscy odbiorcy oferowali odpowiedni poziom ochrony danych. W tym celu np. zawieramy odpowiednie umowy o przekazywaniu danych oparte na standardowych klauzulach umownych (2010/87/WE i/lub 2004/915/WE).

Pliki cookie

W zależności od sposobu kontaktu z firmą Veeam kandydat może się zetknąć z witrynami internetowymi, reklamami, wiadomościami e-mail i innymi usługami online firmy Veeam. Często używane są w nich określone technologie automatycznego zbierania danych, takie jak pliki cookie, sygnalizatory internetowe i znaczniki pikselowe, które umożliwiają pozyskiwanie danych na temat użytkownika, w tym danych osobowych. Dane te pomagają nam poznawać zachowania użytkowników, ich wyszukiwania w Internecie oraz odwiedzane przez nich obszary naszych witryn internetowych. Stosujemy pliki cookie, które pozwalają rozróżniać poszczególnych użytkowników naszej witryny internetowej, pomagają w zapewnianiu wysokiego komfortu obsługi i umożliwiają doskonalenie witryny.

Bardziej szczegółowy opis sposobu korzystania z plików cookie i podobnych technologii przez firmę Veeam można znaleźć w informacji na temat plików cookie.

Prawa kandydata związane z prywatnością danych

Zagadnienia ogólne

Veeam jest firmą globalną i zbieramy dane osobowe dotyczące osób fizycznych z całego świata. Staramy się przestrzegać wszystkich obowiązujących na świecie przepisów z zakresu ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych, w tym RODO, CCPA (California Consumer Privacy Act) oraz innych obowiązujących przepisów prawa. Dlatego oferujemy szereg narzędzi, które dają kandydatowi maksymalną kontrolę nad posiadanymi przez firmę Veeam danymi na jego temat.

Jeśli kandydat wyraził zgodę na przechowywanie przez firmę Veeam jego danych osobowych w celu otrzymywania od niej wiadomości marketingowych, może kontrolować rodzaje informacji na temat produktów i usług otrzymywanych od firmy Veeam oraz sposób ich otrzymywania, określając preferencje dotyczące wiadomości i szczegółowe ustawienia subskrypcji na stronie preferencji dotyczących subskrypcji.

Jeśli kandydat wyrazi zgodę, ale później uzna, że nie chce już otrzymywać od nas e-maili marketingowych lub pozatransakcyjnych, powinien przejść do sekcji „My Account” („Moje konto”) w naszej witrynie internetowej albo skorzystać z linku rezygnacji dostępnego w każdej wiadomości i na stronie rezygnacji firmy Veeam. Zwracamy uwagę, że nie dotyczy to e-maili związanych z transakcjami biznesowymi między użytkownikami a firmą Veeam.

Jeśli kandydat wyraził zgodę na przechowywanie przez firmę Veeam jego danych osobowych na potrzeby przyszłych wolnych stanowisk i zechce cofnąć tę zgodę, powinien wysłać wiadomość na adres e-mail privacy@veeam.com, w której umieści swoje imię i nazwisko oraz oświadczenie, że chce cofnąć zgodę na ocenę pod kątem przyszłych wolnych stanowisk.

Jeśli kandydat nie poda określonych danych osobowych, uniemożliwi to nam rozpatrzenie jego aplikacji, udzielanie pełnych lub zadowalających odpowiedzi na jego pytania albo dostarczanie aktualizacji bądź informacji na temat stanowiska lub stanowisk, których dotyczyła aplikacja kandydata, albo na temat naszych produktów i usług. W takim przypadku będziemy nadal korzystać z danych osobowych kandydata, ale wyłącznie w ograniczonym zakresie, w jakim będzie to niezbędne do wysyłania ważnych informacji dotyczących zakupów kandydata, zmian w naszych zasadach i umowach lub z innych powodów dozwolonych na mocy obowiązującego prawa.

Prawa kandydata związane z prywatnością na mocy RODO i CCPA

Tam, gdzie do zebranych przez nas danych osobowych mają zastosowanie RODO i CCPA, kandydatowi mogą przysługiwać pewne prawa, z których może on skorzystać w określonych okolicznościach. Mogą one obejmować:

  • Prawo dostępu / prawo do wiedzy / prawo do przenoszenia danych. Kandydat ma prawo zwrócenia się do firmy Veeam o ujawnienie jego danych osobowych, które zbieramy, wykorzystujemy lub udostępniamy, a także naszych praktyk z obszaru prywatności danych.
  • Prawo do usunięcia. Kandydat może mieć prawo zwrócenia się do nas o usunięcie danych osobowych, które zebraliśmy od niego lub na jego temat.
  • Prawo do sprzeciwu. Kandydat może mieć prawo do sprzeciwu wobec określonych czynności przetwarzania wykonywanych przez firmę Veeam w odniesieniu do jego danych osobowych lub zrezygnowania z tych czynności.
  • Prawo do poprawienia. Kandydat może mieć prawo do poprawienia ewentualnych niepełnych lub nieścisłych danych osobowych na swój temat przechowywanych przez firmę Veeam.
  • Prawo do niedyskryminacji. Firma Veeam nie będzie dyskryminować kandydata w zakresie korzystania z któregokolwiek z tych praw.
  • Prawo do złożenia skargi. Zgodnie z RODO jest to prawo do złożenia skargi w odpowiednim organie ds. ochrony danych, jeśli kandydat ma zastrzeżenia dotyczące sposobu przetwarzania przez nas jego danych osobowych.

Firma Veeam nie „sprzedaje” danych osobowych kandydata.

Z części wymienionych praw można skorzystać na stronie preferencji dotyczących subskrypcji. Przykładowo kandydat może poprawić niektóre przechowywane przez nas dane osobowe na jego temat, cofnąć zgodę lub wyrazić sprzeciw wobec niektórych czynności przetwarzania, a także ograniczyć niektóre czynności przetwarzania.

W sprawie innych wniosków o skorzystanie z praw do prywatności przysługujących kandydatowi na mocy RODO i CCPA prosimy o wiadomość na adres e-mail privacy@veeam.com.

Zwracamy uwagę, że ze względu na potrzebę ochrony bezpieczeństwa, poufności i integralności danych osobowych przed rozpatrzeniem wniosku kandydata może być wymagane zweryfikowanie jego tożsamości. W pewnych przypadkach do zweryfikowania tożsamości kandydata może być wymagane zebranie dodatkowych danych, takich jak urzędowy dowód tożsamości.

I wreszcie zgodnie z CCPA kandydat może korzystać z wymienionych praw samodzielnie lub wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela, aby składał odpowiednie wnioski w jego imieniu. Jeśli kandydat wybierze tę możliwość, możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu uzyskania pewności, że kandydat faktycznie upoważnił przedstawiciela do złożenia wniosku.

Bezpieczeństwo danych

Firma Veeam z powagą podchodzi do bezpieczeństwa danych osobowych. Aby chronić dane osobowe przed przypadkowym lub nielegalnym zniszczeniem, utratą albo modyfikacją, firma Veeam stosuje oparte na ryzyku techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, które mają zapobiegać nieautoryzowanemu ujawnieniu i dostępowi. Przykładowo firma Veeam wdrożyła rygorystyczne mechanizmy kontroli zabezpieczeń, oprogramowanie do wykrywania włamań oraz procesy mające na celu ostrzeganie o potencjalnych i rzeczywistych włamaniach do naszych systemów informatycznych.

Przechowywanie i przekazywanie danych osobowych

Firma Veeam jest przedsiębiorstwem globalnym, więc dane udostępnione jej przez kandydata mogą być przekazywane podmiotom firmy Veeam w Szwajcarii i innych krajach, a podmioty te mogą uzyskiwać do nich dostęp. Niezależnie od tego, gdzie firma Veeam przechowuje dane osobowe lub uzyskuje do nich dostęp, są one zbierane, wykorzystywane, udostępniane i chronione zgodnie z tą informacją dotyczącą ochrony prywatności.

W odniesieniu do przekazywania danych zebranych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii do krajów trzecich firma Veeam stosuje zatwierdzone standardowe klauzule umowne.

Firma Veeam przestrzega także transgranicznego systemu reguł ochrony prywatności w państwach organizacji Współpracy Ekonomicznej Azji i Pacyfiku (APEC). Jest to ramowy system, zgodnie z którym przedsiębiorstwa zapewniają ochronę danych osobowych przekazywanych między podmiotami gospodarek APEC. 

Przetwarzanie danych osobowych rezydentów rosyjskich

Firma Veeam może przetwarzać dane osobowe rezydentów Federacji Rosyjskiej i przekazywać ich dane osobowe do swoich podmiotów stowarzyszonych zarejestrowanych w Rosji. Firma Veeam przetwarza takie dane osobowe w ścisłej zgodności z federalną ustawą o ochronie danych osobowych z 27 lipca 2006 r. (nr 152-FZ) i używa baz danych zlokalizowanych na terytorium Federacji Rosyjskiej na potrzeby podstawowego rejestrowania, systematyzacji, gromadzenia, przechowywania, sprostowań (aktualizacji i zmian) oraz wyodrębniania takich danych osobowych.

Prywatność dzieci

Firma Veeam nie zbiera świadomie danych osobowych żadnych osób, które według przepisów lokalnych są niepełnoletnie, chyba że wcześniej uzyska na to zgodę ich rodziców lub opiekunów prawnych, jeśli taka zgoda jest wymagana na mocy obowiązującego prawa. W przypadku wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych osoby, która według prawa jest niepełnoletnia, firma Veeam zwróci się do rodziców lub opiekunów prawnych tej osoby o stosowną zgodę w celu zapewnienia jej ochrony.

Zmiany w tej informacji dotyczącej ochrony prywatności w procesie rekrutacji

Ponieważ jesteśmy firmą technologiczną, nasze systemy dojrzewają i zmieniają się z upływem czasu. To samo będzie dotyczyć tej informacji dotyczącej ochrony prywatności w procesie rekrutacji. Zmiany w informacji dotyczącej ochrony prywatności w procesie rekrutacji razem z datą najnowszej wersji będą publikowane w witrynie www.veeam.com. Podejmiemy odpowiednie kroki, aby powiadamiać kandydatów o istotnych zmianach w informacji dotyczącej ochrony prywatności w procesie rekrutacji przez publikowanie tych zmian w tym miejscu lub kontaktowanie się z kandydatami pocztą e-mail.

Pytania

Firma Veeam zobowiązała się do wykonywania uzasadnionych wniosków o dokonanie przeglądu posiadanych danych osobowych kandydatów oraz zmodyfikowanie, poprawienie lub usunięcie ewentualnych nieścisłości. Aby złożyć wniosek o zmodyfikowanie, poprawienie lub usunięcie danych osobowych albo zadać pytanie, na które nie odpowiada ta informacja dotycząca ochrony prywatności w procesie rekrutacji, można skontaktować się z nami pod adresem Veeam Software Group GmbH, Linden Park Lindenstrasse 16 Baar, CH-6340, Szwajcaria, lub pod adresem e-mail privacy@veeam.com.