Canadese School Division verlaagt opslagkosten back-ups met $ 50.000 per jaar

De primaire verantwoordelijkheid van de IT-afdeling binnen de Prairie South School Division (NB: in Canada wordt de term School Division gebruikt als benaming voor een schooldistrict) is ondersteuning bieden aan studenten tijdens hun studies. Bijna alle studie- en studentengegevens van de divisie zijn in elektronische vorm. De IT-afdeling zorgt ervoor dat deze tijdig beschikbaar zijn en dat een veilige en beveiligde back-up wordt gemaakt op externe locaties. De IT-afdeling ondersteunt tevens de circa 8.500 gebruikers (7.000 studenten plus 1.500 medewerkers).

Net als veel andere schooldivisies koos Prairie South voor servervirtualisatie vanwege de mogelijkheden die dit bood qua kosten, het mogelijk maken van investeringen in highcapacity servers en het sneller kunnen reageren op behoeften van gebruikers. Op dit moment is meer dan 95 procent van de servers van de schooldivisie gevirtualiseerd. Barry Stewart, IT-manager bij Prairie South, en zijn collega, netwerkbeheerder David MacLachlan, implementeerden voorafgaand aan Veeam Backup & Replication TM verschillende VMware back-upoplossingen.

“Die andere oplossingen waren traag, onbetrouwbaar, en vergden grote hoeveelheden opslagruimte voor back-ups,” licht Barry toe. “Veel van de all-in-one back-upoplossingen vereisten VCB en maakten in tegenstelling tot Veeam geen gebruik van vStorage. Op dat moment besloten we op zoek te gaan naar een alternatieve VMware-oplossing. Deze moest intuïtief zijn, de opslageisen en kosten voor back-ups verminderen, en de backupsnelheid verbeteren, met als gevolg een korter back-upvenster.”

Veeam Backup & Replication voldeed aan alle door Barry en David opgestelde criteria. Ze schaften de software aan via Epic Information Solutions, de belangrijkste Manitobapartner voor HP Canada. Het in Winnipeg gevestigde bedrijf is gespecialiseerd in de implementatie en het beheer van dynamische bedrijfsoplossingen.

“Om te beginnen was Veeam Backup & Replication gemakkelijk in het gebruik,” legt David uit. “Het was totaal anders dan de andere back-upoplossingen die we hebben geprobeerd. Om een van die oplossingen aan de praat te krijgen met VMware moesten we allerlei trucs uithalen. Veeam is snel en gemakkelijk te installeren en beschikt over een bijzonder behulpzame interface. Ik hoefde niet eerst uitvoerige, ingewikkelde documentatie te lezen. Alles aan Veeam was logisch, direct vanaf het begin.””

Toen Barry en David tegen een probleem aanliepen bij het maken van een backup van een van hun Microsoft System Center virtuele machines, belden ze Veeam’s klantenondersteuning. “Vanuit managementperspectief was de real-world ervaring die we hadden met Veeam’s supportnetwerk fantastisch,” aldus David. “Binnen drie telefoontjes was ik in gesprek met ontwikkelaars, en zij boden me een gemakkelijke alternatieve oplossing.”

Naast het gebruiksgemak zorgde Veeam Backup & Replication voor een sterk verbeterde back-upsnelheid, waardoor het back-upvenster voor de schooldivisie kleiner werd. Prairie South heeft twee back-upprocessen: een voor elke school en een voor het datacenter.

“Voordat we Veeam Backup & Replication gingen gebruiken, vergde het back-upproces in elke school een hele nacht en vaak nog een deel van de volgende schooldag. Dit vertraagde de servers en leidde de volgende ochtend tot gefrustreerde gebruikers,” legt Barry uit. “Nu duurt het hele back-upproces op elke school 30 minuten tot een uur.” Het back-upvenster voor het datacenter is nu ook veel korter. “Wat vroeger 12 uur kostte, duurt nu twee uur,” voegt hij eraan toe.

Het derde criterium op Barry en David’s wensenlijst voor een betere back-upoplossing was verlaging van de opslagvereisten voor back-ups. “Zoals u zich kunt voorstellen, hebben wij in het onderwijs te maken met zeer beperkte budgetten,” zegt David. “Dankzij Veeam’s data-deduplicatie is het back-upvenster verkleind, en de benodigde hoeveelheid opslagruimte voor back-ups is eveneens aanzienlijk afgenomen. Nu besparen we als gevolg van Veaam ongeveer $ 50.000 per jaar op de opslagkosten voor back-ups.”

Gebruiksgemak; betrouwbare klantenondersteuning
Vergeleken met andere VMware back-upoplossingen was Veeam Backup & Replication veel gemakkelijker te installeren en te gebruiken. Dat komt omdat Veeam Backup & Replication vanaf de grond werd gebouwd voor de virtuele wereld. Toen Barry en David tegen een probleem aanliepen bij de back-up van een van hun virtuele machines, bood het Veeam support team op korte termijn een oplossing.

Verhoogt back-upsnelheid met 93 procent
Het back-upproces op elke Prairie South-school nam voorheen zes tot twaalf uur in beslag, en liep vaak uit tot de volgende schooldag - dit vertraagde servers en frustreerde gebruikers de volgende ochtend. Nu duurt hetzelfde proces met Veeam Backup & Replication 30 minuten tot een uur.

Verlaagt opslagkosten back-ups met 50.000 dollar per jaar
Veeam Backup & Replication beschikt over ingebouwde data-deduplicatie, wat de schijfruimte vereisten voor back-ups vermindert en tot aanzienlijke kostenbesparingen leidt.