Drenthe College beveiligt historische e-mails met Veeam voor Microsoft Office 365

De zakelijke uitdaging

In het hedendaagse onderwijs draait het om het doel, niet om de locatie. Een moderne campus is afhankelijk van connectiviteit en samenwerking, terwijl fysieke ruimten minder belangrijk zijn. “Het is onze taak om leerlingen en faculteitsmedewerkers IT-services te bieden die intuïtief, gebruikersvriendelijk en betrouwbaar zijn”, aldus Niek Coenraads, Senior System Network Administrator bij Drenthe College. “Onze uitdaging lag in het beschikbaar houden van services.”

Een van de meest kritieke services is e-mail. Microsoft Exchange maakt niet alleen communicatie tussen leerlingen en faculteitsmedewerkers mogelijk, maar fungeert ook als een repository voor gesprekken en documenten die onder bescherming van de AVG vallen. Toen Drenthe College besloot om naar Microsoft Office 365 te migreren, ontstond er grote bezorgdheid.

“Iedereen maakte zich zorgen of oude e-mailberichten wel toegankelijk zouden blijven”, zegt Coenraads. “Historische e-mails dienen als dossier voor gesprekken met leerlingen en collega’s. In historische e-mails wordt hun werk en dat van hun leerlingen gedocumenteerd.”

De zorg van de faculteit was niet ongegrond. Microsoft biedt krachtige services binnen Office 365, maar een uitgebreide backup van gegevens hoort daar niet bij. “We gaven aan dat niemand zich zorgen hoefde te maken omdat we een oplossing hadden gevonden”, zegt Coenraads. “We beloofden iedereen volledige toegang, controle en beveiliging van historische e-mails.”

De Veeam-oplossing

Drenthe College heeft Veeam Backup voor Microsoft Office 365 geïmplementeerd. “Met een Veeam backup konden we garanderen dat er tijdens en na de migratie geen historische e-mails verloren zouden gaan”, aldus Coenraads. “We kwamen onze belofte na: volledige toegang, controle en beveiliging van alle gegevens in Office 365.”

Drenthe College maakt backups van 150 on-premises virtuele VMware vSphere-machines (26 TB). Voor het herstel wordt gebruikgemaakt van ingebouwde Veeam Explorers voor Microsoft Exchange, SharePoint en OneDrive for Business. “We zijn een grote fan van Veeam Explorers, omdat ze snel werken en eenvoudig te gebruiken zijn,” zegt Coenraads. “We kunnen e-mails herstellen die onopzettelijk door faculteitsmedewerkers zijn verwijderd, en gegevens herstellen in Microsoft Teams, waar leerlingen en faculteitsmedewerkers elkaar online ontmoeten om informatie te delen.”

Naast de beveiliging van gegevens tegen onopzettelijke verwijdering biedt Veeam bescherming tegen beveiligingsrisico’s en ondersteuning van wettelijke compliance. “We hebben OneDrive-bestanden hersteld in twee kritieke situaties”, zegt Coenraads. “Een keer bij een beveiligingsprobleem en een keer bij een gerechtelijk onderzoek. De bestanden waren eenvoudig toegankelijk vanuit de Veeam backups; vanuit Office 365 zou dat niet zo eenvoudig zijn geweest.”

Eenvoudige toegang is een kenmerk van Veeam. Dankzij geavanceerde zoekfuncties in combinatie met flexibele export- en herstelopties is eDiscovery op Office 365-gegevens snel en eenvoudig.

Veeam helpt Drenthe College ook bij naleving van de AVG. Backups worden versleuteld en zowel on-premises als in Microsoft Azure opgeslagen. “Office 365 biedt beperkte retention policies die voor ons niet werken,” aldus Coenraads. “Wij bewaren gegevens voor altijd en de retention policy van Veeam voldoet aan onze vereisten.”

Maar Veeam beveiligt meer dan alleen Office 365-gegevens. Veeam Backup & Replication zorgt al sinds jaar en dag voor de beveiliging van de VDI (virtual desktop infrastructure) van het college. Via laptops die door het college ter beschikking worden gesteld, hebben leerlingen en faculteitsmedewerkers toegang tot aanvullende educatieve applicaties.

“We zijn al zo lang tevreden Veeam-gebruikers dat we voor Office 365 niet eens naar iets anders hebben gekeken”, zegt Coenraads. “We zijn automatisch overgestapt op Veeam Backup voor Microsoft Office 365 en we vinden het net zo fantastisch als Veeam Backup & Replication. Beide oplossingen doen precies wat ze beloven, voor de helft van de prijs van andere oplossingen. Ons IT-budget is niet groot, maar dat is geen probleem omdat Veeam betaalbaar is.”

De resultaten

• Beveiliging van historische Microsoft Exchange-gegevens tijdens migratie naar Office 365
  “Leerlingen en faculteitsmedewerkers vinden Microsoft Office 365 fantastisch omdat ze altijd en overal kunnen studeren en werken”, zegt Coenraads. Het is een geweldige suite met applicaties, maar een uitgebreide backup ontbreekt. Met backup van Veeam weten we zeker dat er geen historische e-mails verloren gaan.”
• Eliminatie van het risico van onopzettelijke verwijdering, beveiligingsrisico’s en hiaten in de retention policy
  “Stel dat je examen doet, maar de school de uitslag kwijtraakt”, zegt Coenraads. “Met Veeam Backup voor Microsoft Office 365 zijn gegevens altijd beveiligd en toegankelijk.”
• Ondersteuning van beveiliging, data retention en compliance met de wet- en regelgeving en AVG
  Veeam helpt Drenthe College aan alle compliancevereisten en andere vereisten te voldoen. Backups worden versleuteld en permanent opgeslagen en zijn eenvoudig toegankelijk voor eDiscovery.