Staples Solutions helpt klanten zich aan te passen aan veranderingen op de werkplek dankzij de back-upoplossingen van Veeam

De zakelijke uitdagingen

Staples Solutions heeft heel wat meer te bieden dan alleen paperclips en pennen. Het bedrijf helpt klanten de juiste werkplek te creëren om hun doelstellingen te behalen. Wie een oplossing nodig heeft voor de werkplek van vandaag en morgen, gaat naar Staples.

“Klanten hebben bij ons de hoogste prioriteit”, zegt Aleh Sadaunichy, Infrastructure Solutions Architect bij Staples Solutions. “Ons bedrijf biedt een breed assortiment producten en services, zowel online als in winkels, om te garanderen dat klanten over alles beschikken wat nodig is om succesvol te zijn. Om aan hun behoeften te voldoen, moet onze IT-infrastructuur beschikbaar zijn, en er is geen betere manier om beschikbaarheid te garanderen dan door betrouwbare back-up en herstel.”

Staples Solutions beschikte over betrouwbare back-up en herstel bij de 25 filialen, maar elk filiaal had zelf een oplossing geïmplementeerd. Er waren diverse producten in gebruik, waaronder Acronis, Commvault, Symantec en Veeam. Sadaunichy zegt dat een team engineers elke maand veel tijd kwijt was aan het beheer van back-ups en het bijwerken van licenties.

“Onze uitdaging lag in centralisatie en vereenvoudiging van gegevensbeveiliging”, zegt hij. “We hadden behoefte aan een schaalbare, betaalbare oplossing die hardware-neutraal was en in elk filiaal kon worden ingezet. Ook moest de oplossing functies voor back-up en replicatie bieden, zodat we de IT-systemen kunnen beschermen die direct van invloed zijn op de klanttevredenheid, zoals ons ERP-systeem en onze twee engines voor e-commerce. Als herstel van de databases die deze applicaties ondersteunen niet mogelijk is, kan dat ten koste gaan van de klanttevredenheid.

“We wilden ook on-premises back-ups kunnen maken en back-ups naar Azure Blob”, gaat Sadaunichy door. “Bovendien mocht de toegang tot en controle over gegevens niet verloren gaan bij de overstap op Office 365. Microsoft zegt geen uitgebreide back-up te bieden, maar omdat onopzettelijke verwijdering bij gebruikers aan de orde van de dag is, moet herstel snel en eenvoudig mogelijk zijn.”

De Veeam-oplossing

Staples Solutions verving de traditionele back-upoplossingen door Veeam Availability Suite . Later werd Veeam Backup for Microsoft Office 365 geïmplementeerd. Veeam centraliseert en vereenvoudigt gegevensbeveiliging voor meer klanttevredenheid, en breidt snelle, gemakkelijke on-premises backup en herstel uit naar Office 365-gegevens. Veeam bespaart ons aanzienlijk veel tijd qua back-upbeheer en vermindert de jaarlijkse licentiekosten.

“Als het gaat om eenvoudige, betrouwbare en betaalbare gegevensbeveiliging, staat Veeam op eenzame hoogte”, zegt Sadaunichy. “Veeam beschermt onze IT-infrastructuur zodat wij aan de eisen van onze klanten kunnen voldoen.”

Veeam zorgt voor back-up en replicatie van 600 TB op 1500 virtuele machines van HPE Nimble Storage-snapshots on-premises en naar Azure Blob-opslag. Met Veeam Cloud Tier, een feature van Scale-out Backup Repository voor het automatisch maken van opslagslagen, worden oudere back-ups overgezet naar voordeligere cloud-based objectopslag zoals Azure Blob. Hierdoor kan Staple Solutions werken volgens de 3-2-1-1-0 regel: 3 verschillende back-upkopieën op 2 verschillende media met 1 kopie offsite, 1 kopie air-gapped, onveranderlijk of offline en 0 fouten bij herstel van back-ups. Dit is mogelijk dankzij SureBackup, een feature van Veeam waarmee herstelbaarheid wordt geverifieerd. Veeam maakt ook on-premises back-ups van 50 TB aan Office 365-gegevens (waaronder 2700 mailboxen) voor snel, eenvoudig herstel.

“Veeam is gewoon de beste oplossing voor ons”, aldus Sadaunichy. “Het werkt in elk filiaal omdat het hardware-neutraal is, en Veeam-licenties zijn portable zodat we van elke workload in elke omgeving een back-up kunnen maken. Toen we de overstap maakten naar Office 365, was bescherming ervan met Veeam de volgende logische stap omdat mogelijkheden voor traditionele, on-premises back-up in Microsoft Office 365 nu eenmaal ontbreken. Over uitbreiding van de bescherming van Veeam naar Office 365 hoefden we niet lang na te denken.”

Een van de dingen waarover het IT-team vooral is te spreken, is het ultrasnelle herstel van Veeam. Met Instant VM Recovery wordt een complete VM binnen enkele minuten hersteld, en met Veeam Explorers for Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive for Business en Microsoft Teams is het team in staat om granulair herstel uit te voeren wanneer gebruikers per ongeluk items verwijderen.

“Dat we deze mogelijkheid hebben, is van cruciaal belang”, zegt Sadaunichy. “Er was sprake van een enorme toename van Office 365-gegevens tijdens de pandemie toen medewerkers extern werkten, vooral een toename van Teams-gegevens, dus de wetenschap dat herstel niet meer dan een paar tellen kost, is een hele geruststelling.”

Sadaunichy zegt dat hij en zijn collega’s uitkijken naar aanvullende Veeam-functionaliteit zoals Continuous Data Protection (CDP), een hardened Linux-repository van onveranderlijke back-ups als extra bescherming tegen ransomware, uitbreiding van direct herstel voor Oracle en SQL en Azure Archive, wat extra kostenbesparingen kan opleveren.

“We besparen elk jaar al geld omdat Veeam voordeliger is dan traditionele back-ups, vooral met betrekking tot licentiëring, dus het is de moeite waard om te kijken of er extra besparingen mogelijk zijn met Azure Archive,” zegt hij.

Sadaunichy zegt dat het bedrijf met Veeam ook minder tijd kwijt is aan back-upbeheer.

“Veeam is uitermate gebruiksvriendelijk, dus de leercurve is heel klein. Wie eenvoudige, overzichtelijke gegevensbeveiliging belangrijk vindt, moet eens naar Veeam kijken.”

De resultaten

• Gegevensbeveiliging verloopt gecentraliseerd en eenvoudig om klanttevredenheid te ondersteunen
  Staples Solutions is een internationale leverancier van kantoorartikelen, die miljoenen mensen het leven makkelijker maakt. Veeam helpt het bedrijf te waarborgen dat de IT-systemen ter ondersteuning van de klanttevredenheid, zoals het ERP-systeem en e-commercesystemen, altijd beschikbaar zijn.
• Snelle en eenvoudige on-premises back-up en herstel is nu ook mogelijk voor Office 365-gegevens
  Microsoft biedt een groot aantal krachtige services binnen Office 365, maar een uitgebreide back-up van Office 365-gegevens hoort daar niet bij. Veeam elimineert het risico op verlies van toegang tot en controle over Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business en Microsoft Teams. Staples Solutions kan erop rekenen dat gegevens altijd beschermd zijn.
• Elk jaar een aanzienlijke besparing op de benodigde tijd voor back-upbeheer en op de licentiekosten
  “Veeam is veel eenvoudiger te gebruiken dan traditionele back-up en is veel betaalbaarder. Dat scheelt ons heel wat tijd en geld”, zegt Sadaunichy.