¿La nube implica que debo olvidarme de los respaldos?
Existen muchas discusiones acerca de almacenar datos importantes de la empresa en la nube, y la realidad es que está ganando cada vez más adeptos.
Por una parte, porque al mover datos a servicios en la nube, como los de Microsoft 365 (M365), las empresas se van deshaciendo de servidores físicos, procedimientos y equipos que implicaban mantenimiento y soporte cada cierto tiempo, y uno de los errores más comunes es que creen que también pueden deshacerse del proceso de respaldo. Pero, por otro lado, algunos sabemos por experiencia propia que los datos críticos pueden ser eliminados permanentemente de forma errónea por un usuario… o incluso adrede.
Si bien Microsoft se preocupa de que el servicio de M365 sea implementado para entregar altos niveles de SLA, lo que implica que estas aplicaciones cuenten con respuestas para escenarios de recuperación ante desastres (DR) que puedan impactar la calidad del servicio, estos mecanismos no son considerados soluciones de respaldo que puedan ser utilizadas para restaurar sus datos a demanda. Microsoft maneja la figura de la Responsabilidad compartida con el cliente final.
Sharepoint Online es uno de los servicios de M365 que maneja un flujo masivo de documentos y ha ganado mucha relevancia en las organizaciones reemplazando a los servidores de archivo. Al ser este servicio la nueva fuente de información para los usuarios de la empresa, implica que ellos tienen acceso a documentos y archivos, incluso con altos permisos de manipulación.
Así también, MS Teams se ha convertido en un canal de comunicación empresarial entre los equipos de trabajo, permitiendo mantener la privacidad de la comunicación y convirtiéndose en un medio para compartir documentación. Esto hace que el historial de este canal sea valioso a la hora de litigios, reclamos o simplemente por solicitud de la empresa.
La realidad es que, más allá de donde usted tenga almacenados sus datos, hay una premisa que no deja de ser cierta: necesitamos copias adicionales de nuestros datos, en plataformas distintas a las que actualmente los almacenan, con el deseable de que estas copias estén disponibles de la manera más granular posible y a demanda, sin crear una dependencia con la plataforma de origen.
En toda empresa se pueden perder datos, esto es un hecho. Los usuarios pueden meter mal la mano, está en nuestra naturaleza humana, como también pueden existir personas mal intencionadas que van a abandonar la empresa y quieren causar algún daño a los datos que tienen a su alcance antes de renunciar. Muchas veces los administradores de los datos no alcanzan a darse cuenta de esta pérdida de información a tiempo.
Por otra parte, existe una figura legal importante en tecnología que regula el cumplimiento de reglas y auditorías exigiéndonos mantener copias redundantes, con capacidad de ser requeridas a demanda en algún punto en el tiempo y de la historia según la naturaleza de la empresa.
¿Qué debe respaldar de Microsoft Teams?
Cuando hablamos de respaldar MS Teams, es importante considerar el conjunto de objetos que maneja datos relevantes para la organización. Estos son:
- El chat de equipos (Team Chat) que almacena conversaciones y datos compartidos por chat de los Grupos de MS 365.
- La librería de documentos del sitio de Sharepoint de cada equipo (Team).
- Los mensajes del tab Posts del canal de equipo.
- Los metadata de Teams, por ejemplo, configuraciones de los equipos, información acerca de los miembros de cada equipo, canales (channels), tabs, aplicaciones.
Veeam Backup for Microsoft 365 es una solución que, además de respaldar Exchange Online y OneDrive, permite el respaldo granular de Sitios personales y compartidos de Sharepoint, así como también de MS Teams.
A su vez, permite la recuperación granular de los objetos contenidos en estos sitios de Sharepoint, ya sea al sitio original o a un sitio distinto a demanda, así como la recuperación de objetos de MS Teams.
Esta solución mantiene puntos de restauración por fechas y versionamiento de documentos de forma incremental, o sea: cada vez que se ejecuta el respaldo, va guardando solo los datos nuevos o cambiados sin necesidad de realizar un respaldo completo de cero de los datos que ya se habían respaldado previamente, permitiendo de esta forma ahorrar en almacenamiento de respaldo y tiempo de procesamiento del mismo, así como mantener versiones de archivos y recuperar información de las fechas que se necesiten.
Veeam Backup for Microsoft 365 permite su despliegue tanto en ambientes en las instalaciones locales como en la nube. Esto da pie a utilizar como almacenamiento de respaldo discos internos de un servidor o almacenamiento de objetos del tipo Azure Blob, AWS S3 y S3 compatibles con Veeam. En este último escenario, se tiene la posibilidad de realizar archivado histórico a discos de bajo costo, como AWS Glacier y Azure Blob Archive, para mantener por mucho más tiempo la retención de sus respaldos y no perderse de nada.
- Microsoft podría regular o limitar (throttling) la actividad de las API de M365 ante una carga alta para proteger la calidad del servicio para todos sus clientes, y esto puede impactar en el renidimiento del respaldo de Sharepoint y MS Teams, debido a que estos servicios manejan generalmente una alta cantidad de archivos.
Veeam guarda en los logs de jobs la cantidad de peticiones de throttling. En el siguiente ejemplo se puede apreciar el formato de log de un job de Sharepoint Online usando dos cuentas de Backup:
4/19/2021 5:01:04 PM 94 (5364) Accounts throttling statistics:
4/19/2021 5:01:04 PM 94 (5364) f9637611-87a3-4816-9117-cb0be49a87d4: requests 3419, throttled 0
4/19/2021 5:01:04 PM 94 (5364) 59354128-c860-483b-9d38-32cb845e992b: requests 3464, throttled 0
Para revisar fácilmente los logs y buscar si se ha realizado throttling, puede usar este comando de powershell:
PS C:\ProgramData\Veeam\Backup365\Logs> select-string “throttled [^0]” *
Para mitigar el throttling, Veeam tiene recomendaciones dependiendo del tipo de autenticación utilizado al conectar la Organización a VEEAM BACKUP FOR MICROSOFT 365.
- Basic Authentication o Modern Authentication with legacy protocols
Configurar Cuentas de respaldo auxiliares. Esto permite la distribución de carga entre estas cuentas reduciendo el impacto de la regulación, permitiendo incrementar el límite.
Empiece por agregar 8 cuentas auxiliares por proxy y vaya incrementando de a 8 cuentas, revisando el comportamiento del respaldo, hasta que se vaya minizando el cuello de botella o desaparezca completamente.
Importante: Microsoft dará de baja el modo Basic Authentication a partir del 1 de octubre de 2022. Le recomiendo que comience a configurarsu Organización de M365 con Modern Authentication para no tener problemas.
- Modern-only Authentication
Agregar Aplicaciones de Azure AD (AppIDs). Se pueden agregar Aplicaciones existentes de Azure AD a la configuración de respaldo o crear nuevas aplicaciones.
Vaya con cuidado en este punto, de a una aplicación solo en caso de ser realmente necesario, siempre monitoreando el rendimiento del respaldo hasta encontrar el balance correcto, o puede terminar creando el efecto contrario al deseado.
- Si bien Veeam Backup for Microsoft 365 permite respaldar la granja completa de sitios de Sharepoint, recomendamos agrupar en cada job hasta máximo 50 sitios. Veeam permite elegir de forma granular los sitios que quiera agregar a cada job.
- La mayor parte de los datos de MS Teams se almacena en Sharepoint. Una recomendación es respaldar MS Teams en el mismo repositorio en el cual se respaldan los sitios de Teams Sharepoint. De esta forma, los objetos de datos se almacenan una sola vez en el repositorio por más que sean parte de dos objetos dentro de M365.
Para proteger los sitios actuales y futuros de la organización, se puede elegir respaldar el objeto de la organización y luego seleccionar procesar solo “Teams”. Esto siempre y cuando no exceda las configuraciones máximas de objetos. Cada Team contará como 3 objetos para el dimensionamiento: Exchange, Sharepoint y el Teams mismo. De lo contrario, puede solo seleccionar Teams independientes.
- La Regla 3-2-1. Indispensable cuando hablamos de respaldo y recuperación.
Veeam Backup for Microsoft 365 permite tener niveles de almacenamiento de objetos para cumplir con esta regla universal de disponibilidad de datos.
- Tarea de respaldo: el respaldo primario va a un almacenamiento de objetos tipo S3 / Blob.
- Archiving: la copia del respaldo va a un almacenamiento de objetos de Archiving como AWS Glacier, AWS Deep Archive y Azure Blob Archive. Al ser un almacenamiento más económico, usted puede retener copias de respaldos por muchos más años.
- Opcional: si el repositorio de respaldo primario no es un almacenamiento de objetos, se puede cumplir la regla 3-2-1 mediante el respaldo completo del Servidor de Veeam Backup for Microsoft 365 con Veeam Backup & Replication / Veeam Agent for Windows.
¿Qué tan fácil es recuperar?
Veeam es bastante conocido por los famosos Explorers, consolas gráficas de recuperación que permiten explorar el contenido del respaldo para restaurar granularmente objetos específicos. Este caso no es la excepción. Esta solución tiene incorporado el Veeam Explorer for Sharepoint que permite recuperar sitios específicos, librerías e ítems, incluyendo buscadores.
Así también, existe un Veeam Explorer for Teams para recuperar teams (equipos), canales, tabs, posteos y archivos.
Sin lugar a duda, Veeam Backup for Microsoft 365 le permite complementar su estadía en la nube de Microsoft con la propuesta de mantener respaldos de sus datos en una plataforma diferente del origen, con la posibilidad de recuperarlos bajo demanda, de forma segura, cuando y como lo desee.