Ebi-pharm schützt sich mit einer BaaS-Lösung von Veeam und SmartIT vor Datenverlust

Die Business-Herausforderung

Die ebi-pharm AG wurde 1988 mit dem Ziel gegründet, eine Brücke zwischen Schul- und Erfahrungsmedizin zu bauen. Heute ist das Unternehmen mit Hauptsitz in Kirchlindach/Kanton Bern der grösste Anbieter in der Schweiz für Arzneimittel der Komplementärmedizin. Mehr als 1.000 Produkte wie etwa Mikronährstoffe und Spezialpflanzenextrakte hat ebi-pharm jederzeit auf Lager. Das ganzheitliche Sortiment wird dabei laufend auf die individuellen Bedürfnisse von Patienten abgestimmt. Darüber hinaus bietet ebi-pharm medizinischen Fachpersonen ein umfassendes Seminarprogramm mit Präsenz- und Online-Schulungen an.

Der Verlust von Daten wäre für ebi-pharm eine bittere Pille. „Wir sind vital auf unsere Daten angewiesen, insbesondere auf die ERP-Daten“, betont Nico Di Carlo, Abteilungsleiter Informatik bei ebi-pharm und dort für die Datensicherheit verantwortlich.

Die gesamte IT von ebi-pharm unterliegt den strengen Anforderungen der Arzneimittelbranche. Die Vorschriften des Schweizerischen Heilmittelinstituts Swissmedic und auch die Richtlinien der Good Distribution Practice (GDP) müssen beim Umgang mit Daten entlang der gesamten Lieferkette eingehalten werden. Nach diesen Richtlinien müssen Daten vor versehentlichen oder unbefugten Änderungen geschützt und in regelmässigen Abständen gesichert werden. Die Sicherungsdaten sollten mindestens fünf Jahre an einem separaten und sicheren Ort aufbewahrt werden.

Mit den bisher eingesetzten Datensicherungsprodukten waren diese Vorgaben nur sehr mühsam zu erfüllen.

„Früher wurden die Backups mittels einer Microsoft-Lösung vorgenommen und auf Bänder gespielt. Das verursachte immer mehr Aufwand“, erinnert sich Nico Di Carlo. „Wir mussten die Bänder wechseln und kontrollieren, ob die Backups korrekt funktionierten. Wie andere ältere Systeme war auch unser Backup-System irgendwann immer störungsanfälliger. Als sich das Ende seiner Lebenszeit abzeichnete, galt es zu handeln.“

Eine zusätzliche Herausforderung: Die IT-Abteilung von ebi-pharm ist personell sehr schlank aufgestellt. Deshalb suchte Nico Di Carlo einen zuverlässigen Partner, dem er den gesamten Backup-Prozess anvertrauen konnte.

Der IT-Leiter hatte dabei klare Vorstellungen: „Eine cloudbasierte Lösung sollte uns die nötige Flexibilität verschaffen. Die Daten dürfen die Schweiz allerdings nicht verlassen. Selbstverständlich sollte uns die neue Lösung auch maximale Sicherheit bieten und im Ernstfall eine schnelle Datenwiederherstellung ermöglichen. Mit dem Backup-Betrieb wollten wir möglichst nichts mehr zu tun haben.“

Die Veeam-Lösung

Die IT-Verantwortlichen sprachen mit unterschiedlichen Anbietern von Managed Services und entschieden sich schliesslich, mit dem Berner IT-Dienstleister SmartIT zusammenzuarbeiten. Das Unternehmen ist als Veeam Cloud- und Serviceprovider (VCSP) zertifiziert und bietet Backup-as-a-Service (BaaS)- Lösungen für kleine und mittlere IT-Umgebungen. Technische Basis dafür ist Veeam Backup & Replication. Mit der Lösung kann SmartIT alle cloudbasierten, virtuellen und physischen Workloads seiner Kunden sichern – im Rechenzentrum des Kunden, in der Private Cloud von SmartIT oder auch in einer Public Cloud- Umgebung wie Microsoft Azure.

Neben der langjährigen Erfahrung und der technischen Expertise war für Nico Di Carlo auch die menschliche Ebene bei der Wahl des Backup-Dienstleisters entscheidend: „Wir hatten bei SmartIT rasch ein gutes Gefühl, weil wir auf Augenhöhe kommunizieren. Unsere Ansprechpartner haben von Anfang an verstanden, dass wir zwar ein relativ kleines Unternehmen sind – aber aufgrund unseres Geschäfts besondere Anforderungen an die Sicherheit und Verfügbarkeit unserer Daten haben.“

Im Rahmen eines Pilotprojekts zeigte SmartIT auf, dass sein Managed Backup Service alle Anforderungen von ebi-pharm erfüllen kann. Im ersten Schritt werden die Daten der Microsoft Hyper-V-Umgebung des Unternehmens vor Ort auf einen lokalen Backup Cache gesichert. Insgesamt umfasst die Umgebung von ebi-pharm rund 20 virtuelle Maschinen (VM) mit einem Datenvolumen von etwa sechs Terabyte. Der Status aller Backup-Komponenten wird permanent remote durch SmartIT überwacht. So können die Spezialisten des Dienstleisters bei einem Ausfall sofort reagieren.

Die Backup-Daten werden täglich zu einem geografisch entfernten Rechenzentrum von SmartIT übertragen – über eine gesicherte Verbindung, die nur während der Übertragung aktiv ist. Dank eines flexiblen Modells können je nach Bedarf unterschiedliche Aufbewahrungsfristen pro gesichertem Server definiert werden. Während die Backups von Infrastrukturdiensten wie Domain- Controllern in der Regel einen Monat aufbewahrt werden, bewahrt SmartIT die gesicherten Microsoft Exchange-Daten ein Jahr und alle gesicherten Dokumente auf dem File-Server sogar zehn Jahre auf.

Was passiert, wenn bei ebi-pharm ein Server ausfällt oder Daten durch Malware kompromittiert werden?

„Einzelne Dateien können wir in wenigen Minuten aus dem lokalen Backup Cache wieder zur Verfügung stellen. Auch komplette Server lassen sich auf diese Weise wiederherstellen. Falls wir auf historische Daten zugreifen müssten oder bei einem Brand die lokale Backup Appliance zerstört würde, könnten wir auf die Daten in der SmartIT Cloud zurückgreifen“, erläutert Nico Di Carlo.

Sämtliche Prozesse der Datensicherung und Wiederherstellung werden durch Veeam Backup & Replication gesteuert und überwacht. Die einfach bedienbare Lösung entlastet die Mitarbeiter von SmartIT im laufenden Betrieb und ermöglicht ihnen, viele Standardaufgaben zu automatisieren. Wenn beispielsweise der Backup-Speicher auf einem Storage-System knapp wird oder eine Datensicherung nicht korrekt gelaufen ist, werden die Spezialisten sofort benachrichtigt. Künftig will SmartIT auch die regelmässigen Wiederherstellungstests automatisieren und dafür die SureBackup-Technologie von Veeam nutzen.

Nico Di Carlo ist mit der Managed Backup-Lösung von SmartIT und Veeam hochzufrieden: „Wir konnten alle unsere Ziele erreichen. Im Geschäftsalltag haben wir praktisch nichts mehr mit Backups zu tun, denn SmartIT überwacht den Betrieb zuverlässig und handelt bei Störungen proaktiv – dies ist im monatlichen Fixpreis eingeschlossen. Es entspannt einfach, die Gewissheit zu haben, dass SmartIT gut auf unsere Daten aufpasst.“

Die Ergebnisse

• Zuverlässige Datensicherung entsprechend den Standards der Pharmabranche wie etwa GDP: ebi-pharm erfüllt mit der BaaS-Lösung von Veeam und SmartIT branchenspezifische Sicherheitsvorgaben wie die GDP-Leitlinien. Unter anderem kann das Unternehmen jederzeit nachweisen, dass alle Daten erfolgreich gesichert wurden. Auch die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien ist sichergestellt.
• Wiederherstellung von Daten und IT-Systemen in Minuten statt Tagen: Versehentlich gelöschte Dokumente oder ausgefallene virtuelle Maschinen lassen sich bei Bedarf innerhalb weniger Minuten wieder zur Verfügung stellen. Selbst bei einem Brand im lokalen Rechenzentrum wären die Daten von ebi-pharm geschützt.
• Entlastung der IT-Abteilung und des Budgets durch einen transparenten Managed Service: Die IT-Abteilung von ebi-pharm konnte die gesamte Verantwortung für die Datensicherung und Wiederherstellung an den IT-Dienstleister SmartIT abgeben. So profitiert das Unternehmen von einem Managed Service mit klar kalkulierbaren monatlichen Kosten und kann sich ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren.