Swietelsky baut bei der Datensicherung für Microsoft Teams auf Veeam

Die Business-Herausforderung

Noch vor wenigen Jahren konnten viele Arbeiten auf den Baustellen von Swietelsky ausgeführt werden, ohne dass dafür ständige Verbindungen zur IT des Unternehmens benötigt wurden. Das hat sich in der jüngsten Vergangenheit grundlegend geändert: „Wir sehen derzeit einen enormen Digitalisierungsschub in der Baubranche“, stellt Manuel Lehner, Leiter IT-Infrastruktur bei Swietelsky, fest. „Anwendungen wie Building Information Modeling oder auch der Einsatz von Drohnen und Augmented-Reality-Brillen auf Baustellen setzen zuverlässigen Datenzugriff an jedem Ort voraus.“

Durch die COVID-19-Krise hat sich die Digitalisierung der Arbeitsprozesse bei Swietelsky nochmals beschleunigt. Um auch unter den Bedingungen der globalen Pandemie möglichst reibungslos zusammenarbeiten zu können, führte das Bauunternehmen flächendeckend Microsoft Teams als Kommunikationsplattform ein. Zunächst nutzten die rund 5.500 ITAnwender bei Swietelsky die Lösung vor allem für Online-Besprechungen. So konnten sich beispielsweise Fachkräfte vor Ort schnell und einfach mit Kollegen im Homeoffice oder auch mit Dienstleistern an anderen Standorten austauschen. Video-Chats mit Auftraggebern zur kurzfristigen Abstimmung von Planänderungen waren jetzt ebenfalls möglich.

Sehr schnell begannen die Beschäftigten nun auch, Dokumente wie Baupläne und Fotos über Microsoft Teams zu teilen oder Vertragsunterlagen online gemeinsam zu bearbeiten. Die Plattform wurde immer stärker als Wissensspeicher und als Projektmanagement-Tool genutzt. „Wir haben uns daher von Anfang an Gedanken darüber gemacht, wie wir die gespeicherten Daten zuverlässig vor Cyberrisiken schützen und mögliche Datenverluste verhindern“, erklärt Manuel Lehner. „Wichtig war für uns, die vollständige Datenhoheit zu behalten. Wir wollen selbst entscheiden können, wo wir die Informationen sichern und wie lange wir sie aufbewahren.“

Die große Herausforderung aus technischer Sicht: Microsoft Teams ist keine Standalone-Anwendung, sondern ein Dienst, der unterschiedliche Ressourcen aus der Office 365-Welt verbindet. Die Daten und Inhalte der Anwender sind unter anderem in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business gespeichert. „Aus diesem Grund kann es sehr mühsam sein, versehentlich gelöschte Teams-Inhalte zu finden und wieder zugänglich zu machen“, erläutert Gunter Natschläger, der als IT-Manager für die Themen Backup und Virtualisierung bei Swietelsky verantwortlich ist. „Wir suchten daher nach einer Lösung, die ein umfassendes Backup und eine schnelle Wiederherstellung aller Informationen in Microsoft Teams ermöglicht.“

Die Veeam-Lösung

Die Verantwortlichen sondierten den Markt und evaluierten unter anderem Veeam Backup for Microsoft Office 365. Als eines der ersten Unternehmen erhielt Swietelsky dabei auch Zugriff auf den neuen Veeam Explorer for Microsoft Teams. „Wir erkannten sehr schnell, dass diese Lösung genau unsere Anforderungen adressiert“, so Natschläger. „Im Gegensatz zu anderen Produkten bietet Veeam ganz flexible Speicheroptionen und erlaubt uns, alle Daten aus der Cloud in unserem eigenen Rechenzentrum zu sichern. Entscheidend war aber vor allem, dass wir mit der Lösung alle Microsoft Teams-Daten zentral sichern, gezielt durchsuchen und granular wiederherstellen können.“

Veeam Backup for Microsoft Office 365 gibt Swietelsky vollständige Kontrolle über die vielfältigen Informationen, die die 5.500 Anwender mit Microsoft Teams teilen und bearbeiten. Die Lösung sichert nicht nur die in SharePoint Online, Exchange Online und OneDrive for Business gespeicherten Daten, sondern greift über eine native Microsoft-API auch auf alle relevanten Metadaten zu. Dadurch erkennt die Lösung, welche Datenpunkte mit welchen Teams-Kanälen verknüpft sind. Konfigurationen, Berechtigungen, Anwendungen und Tabs von Microsoft Teams werden ebenfalls automatisch durch Veeam gesichert.

Der Veeam Explorer for Microsoft Teams vereinfacht dann die gezielte Suche nach Dateien und Inhalten in den gesicherten Teams-Daten. Ganze Unternehmenskanäle lassen sich bis auf Datei- und Nachrichtenebene herunter flexibel wiederherstellen – und das mit nur wenigen Klicks. „Der Restore funktioniert wirklich unglaublich schnell und einfach“, bestätigt Natschläger. „Spezielles Know-how ist dafür nicht erforderlich – unsere Mitarbeiter konnten das Tool ohne Einarbeitungszeit sofort nutzen.“

Nach den überzeugenden Testergebnissen entschied sich Swietelsky schnell für den unternehmensweiten Einsatz von Veeam Backup for Microsoft Office 365. „Produktexperten von Veeam haben uns einige wertvolle Tipps gegeben – etwa zur Optimierung der Performance im Zusammenspiel mit der Microsoft-Cloud. Außerdem halfen sie uns, unsere individuellen Aufbewahrungsrichtlinien perfekt abzubilden“, so Natschläger.

Veeam Backup for Microsoft Office 365 liefert den Verantwortlichen täglich ausführliche Reports zu den ausgeführten Datensicherungen. Sollte ein Fehler auftreten, wird das IT-Team sofort benachrichtigt und kann die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Einmal im Quartal wird dann ein ausführlicher Restore-Test im Rahmen eines internen Audits durchgeführt.

„Mit der Veeam-Lösung haben wir nicht nur die Gewissheit, dass unsere Teams-Daten sicher sind, sondern können dies auch jederzeit nachweisen“, freut sich Gunter Natschläger. „Wir haben beispielsweise die vorgeschriebenen Restore-Tests für unsere ISO 27001-Zertifizierung dank Veeam mit Bravour bestanden. Mehr als 40 Gigabyte an Daten konnten in weniger als 30 Minuten wiederhergestellt werden.“

„Unsere Zielrichtung ist klar: In Zukunft werden Cloud-Services wie Microsoft Office 365 für unsere Arbeit eine immer wichtigere Rolle spielen“, fasst Manuel Lehner zusammen. „Die Umstellung von unserer On-Prem- Exchange-Infrastruktur zu einer Exchange Online-Lösung hat beispielsweise bereits begonnen. Dass wir mit Veeam schon die passende Backup-Lösung gefunden haben, erleichtert diesen Prozess enorm. So können wir die Migration voraussichtlich schneller als geplant abschließen.“

„Veeam lässt sich viel einfacher bedienen als andere Backup-Lösungen,“ ergänzt Gunter Natschläger. „Wir können damit einzelne Dateien oder auch komplette Kanäle und Tabs in Microsoft Teams mit wenigen Klicks wiederherstellen."

Die Ergebnisse

• Umfassende Datensicherung für 5.500 Microsoft Teams-Anwender:
  Die Mitarbeiter von Swietelsky in 19 Ländern kommunizieren immer häufiger über Microsoft Teams und teilen jeden Tag Tausende von Dokumenten und Informationen über die Plattform. Veeam schützt alle dort gespeicherten Inhalte vor Datenverlust durch versehentliche Löschung oder Sicherheitsbedrohungen.
• Wiederherstellung von Teams-Objekten in Minuten:
  Veeam ist in der Bedienbarkeit wesentlich einfacher als andere Backup-Lösungen, mit denen Swietelsky bislang arbeitete. Einzelne Dateien oder auch komplette Kanäle und Tabs lassen sich damit in Microsoft Teams mit nur wenigen Klicks wiederherstellen.
• Zuverlässige Einhaltung von Compliance-Vorgaben:
  Swietelsky sorgt mit Veeam dafür, dass wichtige Informationen – etwa für die Baugewährleistung – sicher für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Die integrierten e-Discovery-Funktionen von Veeam erleichtern es, E-Mails, Dokumente oder Chats für gesetzlich geforderte Zwecke abzurufen. Swietelsky führt zudem regelmäßige Restore-Tests mit Microsoft Teams-Daten durch und erfüllt so die Anforderungen für die ISO 27001-Zertifizierung der IT.