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Universidad Anáhuac Mayab

Company:

Universidad Anáhuac Mayab es una reconocida institución educativa privada de nivel superior ubicada al norte de Mérida, en Yucatán, México. Actualmente tiene cerca de 4,000 alumnos, casi 1,000 de ellos de nuevo ingreso.

Forma parte de la red de universidades Anáhuac (junto con otras ocho instituciones hermanas distribuidas en el país) y comparte sistemas centralizados de administración de recursos internos, así como la guía de homologar, en la medida de lo posible, el uso de sistemas afines a las diferentes instituciones. No obstante, cada universidad es autónoma en la selección de su infraestructura tecnológica.

Universidad Anáhuac Mayab cuenta con un centro de datos en Yucatán que alberga todas sus aplicaciones y sistemas, muchos de los cuales son desarrollos internos. Algunos de los más críticos son sus sistemas: financiero, de control escolar, de seguimiento de alumnos, de evaluación del rendimiento del personal y de licenciamiento.

Challenge:

Ante las prioridades del negocio de automatizar procesos y funciones lo más posible, y con el fin de transformarse en una empresa digital, en 2012 Universidad Anáhuac Mayab comenzó a modernizar su centro de datos, a través de la virtualización.

Para la institución, un día sin sistemas informáticos críticos significaría pérdidas por más de $700,000 pesos, así que conforme se iba migrando del mundo físico al virtual, la universidad se vio en la necesidad de conseguir un software que les permitiera hacer tareas de respaldo y restauración tanto a nivel de máquinas virtuales completas como a nivel de archivo, para que todos sus recursos estuvieran siempre protegidos ante cualquier contingencia.

Results:

  • Oportunidad de librar pérdidas superiores a $700,000 pesos diarios, en caso de caídas
  • Ahorros, al ser una solución independiente del hardware, y con instalación y manejo intuitivos
  • Reducción de hasta 60% del espacio requerido para almacenamiento, y velocidad de respaldo 85% mayor
  • Total tranquilidad para el negocio, gracias a la granularidad de Veeam

El Reto de Negocio

Para Universidad Anáhuac Mayab es importante ofrecer un servicio de calidad a sus alumnos, y en ello la infraestructura tecnológica juega un gran papel pues ésta debe permitir la total disponibilidad de los recursos y sistemas de la institución, mientras se encamina a su digitalización.

Desde hace tiempo, trabaja en virtualizar su infraestructura tecnológica para optimizar la continuidad del negocio. Al momento, el 70% de ésta se encuentra virtualizada con VMware y Hyper V, de Microsoft, en niveles de 80% y 20% respectivamente (aunque esta última será desplazada poco a poco ya que la intención del área de Infraestructura Tecnológica es concentrarlo todo en VMware por un tema de seguridad, hasta alcanzar el 100% de virtualización).

En un inicio, la recuperación y replicación se realizaban escuetamente. “Teníamos un sistema en el que sólo podíamos respaldar el file server, así que para servidores y bases de datos recurríamos a herramientas que desarrollábamos internamente y a scripts, pero esto nos demandaba tiempo y mucho espacio de almacenamiento”, explica Gary Rusell Murillo, jefe de Infraestructura Tecnológica de Universidad Anáhuac Mayab.

Asimismo, el ejecutivo refiere que uno de sus eslabones más débiles siempre ha sido el suministro eléctrico, ya que la universidad se encuentra alejada de la ciudad, en una zona donde no hay estabilidad del servicio por lo que, en un año, puede haber de dos a seis fallas, y éstas llegan a demorar un día completo en corregirse, acarreando problemas de disponibilidad al negocio.

Además de esta situación, al ir avanzando en la virtualización y tener cada vez más sistemas, para la instancia se hizo prioritario el contar con un esquema que permitiera un respaldo más ágil e incluyente y una recuperación más efectiva, que considerara tanto la restauración de máquinas virtuales completas como a nivel de archivo, ya que al hacer alguna actualización o correr algún comando siempre cabe la posibilidad de que se borre o dañe algún sistema o base de datos.

La visión de Rectoría, indica Murillo, es que los sistemas estén disponibles el mayor tiempo posible, “pues un sistema caído significa mucho dinero en pérdidas ya que el personal no puede hacer su trabajo, las inscripciones no se pueden realizar, etcétera”.

En este sentido, el área de Infraestructura Tecnológica realizó un cálculo que determinó que tan sólo por una falla en el servicio de internet y en su sistema de seguimiento de alumnos, la universidad tendría pérdidas superiores a los $700,000 pesos en un día. Esto sirvió como justificación ante Rectoría para la adquisición de una plataforma de respaldo y recuperación que garantizara estar permanentemente activos. “Comprar la tecnología de Veeam representó de 1 a 2% de los costos que implicaría asumir una contingencia sin ella, así que se pagaba sola al instante”, comenta el ejecutivo, añadiendo que independientemente a esto habría que considerar las pérdidas ante una falla en los sistemas durante el período de inscripciones.

La Solución de Veeam

Si bien ya se habían analizado plataformas de respaldo y recuperación, en su mayoría estaban vinculadas a un determinado hardware, lo que las convertía en opciones poco convenientes. “Me encantó la flexibilidad que nos ofreció Veeam, pues uno puede adquirir las licencias, y si ya tiene un ambiente de SAN o servidores de almacenamiento donde formar los repositorios del respaldo, se vuelve una oferta muy atractiva”, señala Murillo.

En un inicio, la universidad adquirió dos licencias de Veeam y a partir del año pasado incrementó su esquema, de forma que hoy por hoy todos sus servidores de virtualización, tanto de VMware como de Hyper V, están protegidos con Veeam.

Así, la institución está garantizando la continuidad y operación de aplicaciones claves para el negocio como son, por ejemplo, su sistema de control escolar, que contiene toda la información del alumnado, desde la inscripción hasta su situación académica y de pagos, o bien su plataforma de seguimiento de alumnos, que determina mediante dashboards si un alumno entra en riesgo académico, en cuyo caso se toman acciones para brindarle un tutor para su orientación, con el fin de facilitarle el continuar con su carrera.

Veeam también les permite hacer el respaldo de los servidores físicos con que aún cuentan (30% de su infraestructura actual), en tanto continúan con su plan de migrarlos a un esquema de virtualización.

Asimismo, gracias a Veeam Backup & Replication, el área de TI se siente segura de poder recuperar sistemas o bases de datos, en el caso de que por error se lleguen a borrar mientras corren algún comando. “También nos ayuda cuando, al hacer una actualización, las aplicaciones no quedan como esperamos –expone Murillo– ya que, como parte de nuestros procesos de mejora, antes de cualquier movimiento en algún servidor primero hacemos el respaldo en Veeam.”

Para la escuela, ahora los tiempos de respaldo son 85% más rápidos, al comparar con su solución anterior, además de que a nivel de restauración la granularidad que ofrece Veeam les es de gran ayuda.

Por otro lado, la capacidad de monitoreo del uso de la infraestructura que les provee Veeam One hace que el área de TI sea más proactiva. El equipo de Murillo usa esta herramienta para asegurarse de que las tareas de respaldo se realicen adecuadamente y que no haya alguna eventualidad en la red al ejecutarse.

“Con Veeam tenemos una gran sensación de tranquilidad de que todos nuestros aplicativos están totalmente protegidos y que, si sucede alguna situación, podremos recuperarnos de forma muy ágil”, afirma el directivo, y agrega que el tener esta tecnología y poder regresar los sistemas a su estado previo en caso de algún problema significa que la gente puede seguir trabajando y los alumnos se pueden seguir inscribiendo.

“Estamos agradecidos con el rector, el Ing. Miguel Pérez Gómez, por la confianza que ha demostrado hacia nuestro equipo de TI, al permitirnos integrar aplicaciones que generan un valor importante. Con Veeam, nos hemos ganado también la confianza de los usuarios, y podemos seguir apoyando al negocio con nuevas iniciativas”, concluye Murillo.

Los resultados

  • Oportunidad de librar pérdidas superiores a $700,000 pesos diarios, en caso de caídas
    Cálculos elaborados para justificar la inversión de Veeam estiman que, si la universidad se quedara tan sólo sin operación de internet y sin su sistema de seguimiento de alumnos para valorar su riesgo académico, tendría pérdidas de más de $700,000 pesos por día. “El garantizar estar permanentemente activos con Veeam representa de 1 a 2% de los costos que implicaría asumir una contingencia sin esta tecnología”, refiere Murillo.
  • Ahorros, al ser una solución independiente del hardware, y con instalación y manejo intuitivos
    El hecho de que Veeam no sea una solución empaquetada (software y hardware), fue atractivo para la institución, pues ésta pudo usar su propio esquema de almacenamiento para los repositorios. “De esta forma, fue mucho más sencillo justificar la adquisición ante Rectoría”, dice Murillo, quien además ha encontrado a las soluciones de Veeam sumamente intuitivas: “No necesitamos pagarle a un especialista para que viniera a apoyarnos con la instalación, lo cual es otro elemento atractivo para nosotros tanto a nivel de TI como para Rectoría, pues a veces hay que invertir hasta 30% en este concepto, sin tener certeza de que se dé una buena transferencia de conocimientos”.
  • Reducción de hasta 60% del espacio requerido para almacenamiento, y velocidad de respaldo 85% mayor

    El sistema de respaldo anterior de Universidad Anáhuac Mayab, a base de scripts, demandaba mucho almacenamiento a nivel de hardware, además de que la compresión no era eficiente. “Era impagable tener este respaldo por el recurso de hardware que demandaba”, dice Murillo. Ahora con Veeam, el ejecutivo calcula que puede recuperar entre 50% y 60% del espacio, además de que la actividad es ahora más ágil.

    El respaldo del file server pasó de tres horas a 20 minutos (considerando las 50 máquinas virtuales de VMware y 30 a 40 de Hyper V), lo que permite al área de TI dedicar su tiempo a actividades como capacitación, investigación de nuevas soluciones y aplicación de nuevas formas de mejorar los procesos tecnológicos.

  • Total tranquilidad para el negocio, gracias a la granularidad de Veeam
    Al hacer alguna actualización o correr algún comando, siempre cabe la posibilidad de que se borre o dañe algún sistema o base de datos. Por eso, la granularidad que ofrece Veeam es una de las características que más agradaron a Murillo. “Aplaudo esta posibilidad, pues me permite recuperar un archivo en cosa de 10 minutos y eso me da total tranquilidad.”
Universidad Anáhuac Mayab
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