Metrovacesa reduce el riesgo de pérdida de datos en su entorno Cloud con Veeam y asegura el cumplimiento de sus normativas sectoriales

Los desafíos del negocio

Metrovacesa es una promotora inmobiliaria fundada en 1918 con gran protagonismo en el mercado español. La venta de toda su cartera de activos en renta a Merlin Properties en el año 2016, supuso a nivel de informática, una escisión completa y la implantación de una nueva infraestructura de sistemas, comunicaciones, y también de aplicaciones para el nuevo negocio enfocado en la promoción residencial en España.

La puesta en marcha de esta nueva etapa empresarial supuso la implantación de un nuevo modelo de IT basado en un datacenter en un Cloud privado con el Backoffice (SAP), conectado con aplicaciones Front en un modelo de pago por uso en Cloud públicos, eminentemente Office 365 y su suite de aplicaciones ofimáticas, correo, OneDrive, CRM, Power BI.

Los emails y sus archivos adjuntos son activos críticos para todas las empresas, pero en el caso de las promotoras inmobiliarias son evidencias clave para cumplir con las exigencias del Seguro Decenal al que están sujetas por ley. Este garantiza a los clientes durante diez años el resarcimiento de los daños materiales causados en el edificio por defectos en su construcción.

“El contrato con Microsoft acerca de los servicios ofrecidos en la nube con Office 365 deja claro que el responsable de los datos eres tú, el cliente. Las copias de seguridad que ofrece el fabricante con Office 365 no permiten la granularidad necesaria en la recuperación de información. Necesitábamos mayor agilidad y seguridad”, comenta Mario Moreno Martínez, responsable de Sistemas y Comunicaciones de Metrovacesa.

La solución de Veeam

La elección de Metrovacesa para solventar sus necesidades ha sido Veeam Backup for Microsoft Office 365 en modalidad de pago por uso a través de SCC, Veeam Cloud & Service Provider (VCSP) de Veeam. En la nube de SCC, Metrovacesa protege al máximo los datos críticos no solo del intercambio de correos electrónicos sino también de los archivos existentes en OneDrive, Sharepoint y Teams.

Frente a otras soluciones del mercado, esta propuesta de Veeam garantizaba tres necesidades básicas. Por una parte, subir a la nube todo su correo antiguo de Exchange 2010 mediante archivos PST de los usuarios; por otra, ubicar todos sus activos en un espacio Cloud independiente del fabricante, facilitando su migración a otra ubicación en cualquier momento; y la tercera, contar con un soporte nacional y cercano.

Con Veeam Backup for Microsoft Office 365 gestionado como servicio por SCC, Metrovacesa continúa su apuesta por externalizar su infraestructura TI en la nube. Con esta solución, puede liberar de tareas recurrentes a su equipo de tecnología y centrarlo en acciones innovadoras de valor para el negocio.

Metrovacesa tiene en un datacenter de SCC ubicado en Madrid 225 buzones protegidos que ocupan 10TB. Su política de seguridad fija una copia de seguridad total semanal y varios incrementales al día con una política de retención de 7 años. Esto le aporta un entorno más seguro que la retención ofrecida por Microsoft ya que su retención máxima es de 2 meses en Office 365. “Pero hay más ventajas. En Office 365 si pierdes un correo, Microsoft no restaura el correo de forma granular, sino que restaura el buzón completo, añadiendo el tiempo consumido en ejecutar esta tarea; además, existe el riesgo de que al forzar la restauración se puedan eliminar archivos o correos de días anteriores. Imagina lo que puede suponer para la compañía la pérdida de información sensible o crítica adjunta en esos correos o almacenada en OneDrive”, apunta Moreno.

En este escenario, Moreno destaca la granularidad de Veeam al hacer restauraciones: “Frente al trabajo de ir navegando por el buzón hasta encontrar el correo o archivo perdido, la consola de Veeam permite llegar fácilmente hasta él y restaurarlo rápidamente. Es muy intuitiva”.

Tan sencillo es su uso que él mismo puede arrastrar el correo en cuestión y restaurarlo sin ayuda de SCC: “Aunque es un servicio gestionado, yo no pierdo el control de la solución”, indica.

De momento, no han tenido que enfrentarse a ninguna restauración crítica, pero sí han realizado pruebas en las que han fijado un RTO (Recovery Time Objective) de una hora y un RPO (Recovery Point Objective) de un día marcando un MTPD (Maximum Tolerable Period of Disruption) de seis horas. “La alta disponibilidad del correo es fundamental en el tiempo en que vivimos para no desaprovechar ninguna oportunidad”, matiza Moreno, quien está satisfecho con su actual infraestructura de Disaster Recovery: “El backup por defecto de Office 365 no era suficiente. Ahora con la copia diaria en nuestro proveedor Cloud SCC, mediante Veeam Backup for Microsoft Office 365, protegemos al máximo el entorno y conseguimos rápidas recuperaciones para cubrir nuestros requisitos legales. Veeam me ofrece un extra de seguridad sabiendo que todo está correctamente respaldado”.

De esta manera la solución de Veeam ha sido decisiva dentro de su estrategia de seguridad ante borrados accidentales, cumplimiento de políticas de retención, amenazas internas y externas (ciberseguridad) y cumplimiento de normativas, tales como el Seguro Decenal, Sistemas internos de control y gestión de riesgos en relación con el proceso de emisión de la información financiera (SCIIF), o GDPR (Reglamento general de protección de datos).

El consumo de Veeam Backup for Microsoft Office 365 como servicio en SCC es valorado también muy positivamente por Metrovacesa: “En la nube cuentas siempre con la tecnología más innovadora y la migración nos llevó solo dos semanas. Tras un coste inicial por la instalación y configuración de la plataforma, solamente pagamos una cuota mensual por el número de buzones activos, más el espacio de almacenamiento consumido y la gestión de la plataforma por parte de SCC. Frente a un modelo on-premise, ahorramos un 60% del tiempo necesario para desplegar y administrar una solución así, y un 40% en costes tanto de adquisición de hardware/software como de recursos humanos”.

Resultados

60% de ahorro en tiempo y 40% en costes
A través de SCC, Veeam Cloud & Service Provider (VCSP) partner, Metrovacesa tiene acceso a la tecnología de Veeam sin tener que incurrir en gastos de adquisiciones y personal para gestionar los backups y las restauraciones.

Máxima protección y disponibilidad de todo su entorno Office 365 para asumir sus responsabilidades legales
Los correos y archivos son pruebas siempre disponibles ante cualquier proceso o auditoría vinculada al Seguro Decenal u otras normativas como GDPR.

RTO de una hora y un RPO de un día con un MTPD de seis horas
Ahora con Veeam asegura recuperaciones consistentes, rápidas y con alta granularidad. Con Office 365 solo podía recuperar buzones completos con el riesgo de eliminar algún correo.