Weltweite Agenturgruppe sichert Office 365-Daten und virtuelle Server mit Veeam und spart mehrere hunderttausend Euro Storage-Kosten

Business-Herausforderungen

Die Serviceplan Gruppe ist die größte inhaber- und partnergeführte und am breitesten aufgestellte Agenturgruppe Europas. Im Jahr 1970 als klassische Werbeagentur gegründet, entwickelte Serviceplan rasch das Konzept vom „Haus der Kommunikation“ – das bis heute einzige komplett integrierte Agenturmodell in Deutschland, das alle Kommunikationsdisziplinen unter einem Dach vereint: Markenstrategen, Kreative, Design-, Media- oder Onlinespezialisten, Dialog- oder CRM-Experten, Marktforscher, PR-Berater oder Sales-Profis arbeiten eng zusammen, um nachhaltig wirtschaftlich erfolgreiche und faszinierende Marken aufzubauen.

Die Serviceplan Agentur Gruppe ist mit 24 Standorten sowie weiteren Partnerschaften in insgesamt 35 Ländern weltweit vertreten. Der Großteil der IT-Anwendungen für die einzelnen Tochtergesellschaften und die internationalen Standorte wird zentral von München aus bereitgestellt. Serviceplan betreibt dazu zwei redundante Rechenzentren am Hauptsitz der Unternehmensgruppe. „Ziel ist, dass unsere Teams weltweit auf einer gemeinsamen und integrierten digitalen Basis arbeiten, die unsere Workflows optimal unterstützen“, betont Stefan Reitmeier, Senior Technical Manager bei Serviceplan.

Die Dimensionen der internen IT-Infrastruktur von Serviceplan sind beeindruckend: Die Microsoft Hyper-V-Umgebung der Unternehmensgruppe umfasst aktuell mehr als 400 virtuelle Maschinen mit einem Speichervolumen von rund zwei Petabyte. „Durch die Produktion von digitalem Content wie Ultra HD-Videos für Werbekampagnen entstehen bei uns unglaublich große Datenmengen“, erklärt Reitmeier. „Auf alle diese Projektdaten müssen unsere Teams oft auch Jahre später noch zugreifen können. Unsere Kunden verlassen sich darauf, dass wir diese Inhalte auch für zukünftige Kampagnen aufbewahren.“

Während die Kreativanwendungen für Grafikdesign, Bildbearbeitung und Filmschnitt größtenteils im eigenen Netzwerk laufen, nutzt Serviceplan für Kommunikation und Zusammenarbeit zunehmend Cloud-Lösungen wie Microsoft Office 365. Die gesamte E-Mail-Kommunikation wird heute über Exchange Online abgewickelt – und auch weitere Microsoft-Dienste wie SharePoint Online und OneDrive for Business haben sich im Alltag etabliert. Für das Projektmanagement nutzen beispielsweise viele Serviceplan-Mitarbeiter Microsoft Teams.

„Office 365 bietet uns exzellente Möglichkeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Allerdings sind wir selbst für die regelmäßige Sicherung unserer in der Microsoft Cloud gespeicherten Daten verantwortlich“, so der Senior Technical Manager. „Um den Kundenservice nicht zu beeinträchtigen, müssen wir auch Daten, die in der Cloud bereits gelöscht wurden, noch über Jahre hinweg zugänglich machen können.“

Das IT-Team von Serviceplan suchte daher nach einer zuverlässigen, wirtschaftlichen und einfach zu bedienenden Backup-Lösung für Microsoft Office 365.

Die Veeam-Lösung

Für die Sicherung seiner virtuellen Server-Infrastruktur nutzt Serviceplan bereits seit einiger Zeit Veeam Backup & Replication. „Die Lösung hat sich bei uns im Alltag bewährt, weil sie hervorragend mit Microsoft Hyper-V zusammenspielt und auch mit sehr großen Datenmengen bestens zurechtkommt“, berichtet Reitmeier. „Selbst riesige File-Server mit einem Volumen von über 100 Terabyte lassen sich mit Veeam nach einem Ausfall innerhalb von Minuten aus dem Backup heraus neu starten. Wir erreichen so extrem kurze Wiederherstellungszeiten für kritische Geschäftsanwendungen.“

Serviceplan evaluierte daher auch Veeam Backup for Microsoft Office 365 und entschied sich nach einem Vergleich mit anderen Technologien für den produktiven Einsatz der Lösung. Den Ausschlag gaben dabei die flexiblen Implementierungsmöglichkeiten und der große Funktionsumfang der Veeam-Lösung.

Mit Veeam Backup for Microsoft Office 365 kann Serviceplan alle Daten von Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams nach eigenen Regeln sichern. „Während andere Lösungen oft ausschließlich Cloud-Storage als Backup-Ziel unterstützen, können wir mit Veeam die Office 365-Daten in unserem eigenen Rechenzentrum sichern“, erläutert Reitmeier. „Dies ist für uns deutlich günstiger, als Cloud-Speicherplatz für die Datensicherung anzumieten. Alleine um die E-Mail-Postfächer unserer fast 4.000 Mitarbeiter zu sichern, hätten wir rund 40 Terabyte an Speicherplatz bei einem Cloud-Anbieter benötigt.“

In Summe ergeben sich dadurch enorme wirtschaftliche Vorteile: Die IT-Abteilung hat errechnet, dass die Agenturgruppe durch die Sicherung der Hyper-V-Infrastruktur und der Office 365-Daten mit Veeam über einen Zeitraum von fünf Jahren mehrere hunderttausend Euro an Storage-Kosten einsparen kann.

Bei der Wiederherstellung von Office 365-Daten kann Serviceplan auf vertraute Tools zurückgreifen: Die integrierten Veeam Explorer für Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint sowie für OneDrive for Business ermöglichen eine schnelle Suche und granulare Wiederherstellung einzelner Anwendungsobjekte. Ganz gleich, ob es um versehentlich gelöschte E-Mails, einzelne Dokumente in OneDrive oder ganze SharePoint-Websites geht – die Support-Mitarbeiter von Serviceplan können jedes einzelne Objekt sofort auffinden und mit wenigen Klicks wiederherstellen.

Die Implementierung der Lösung gestaltete sich in der Praxis sehr einfach: „Wir haben nur wenige Minuten gebraucht, um die Datensicherung für unsere 4.000 Benutzer-Accounts einzurichten“, bestätigt Reitmeier. Seitdem werden die gesamte E-Mail-Kommunikation und alle Dateien in SharePoint Online und OneDrive for Business nach den Vorgaben von Serviceplan gesichert. Dies schließt auch die Dateien ein, die in Microsoft Teams-Chats geteilt wurden.

Mit der Veeam-Lösung ist Serviceplan in der Lage, allen Aufbewahrungspflichten gegenüber seinen Kunden nachzukommen. Sensible Dokumente – wie etwa Marktforschungsergebnisse oder Adresslisten mit personenbezogenen Daten – sind umfassend vor Datenverlust geschützt. „Es kommt beispielsweise immer wieder vor, dass Kunden Informationen zu früheren Projekten anfordern – die zuständigen Mitarbeiter bei uns das Unternehmen aber bereits verlassen haben“, so der Senior Technical Manager. „Mit e-Discovery von Veeam können Inhalte aller E-Mails, Dateien und Websites in Office 365 durchsucht und die benötigten Informationen so schnell zur Verfügung gestellt werden.“

Ergebnisse

Einsparung von mehreren hunderttausend Euro an Storage-Kosten:
Serviceplan sichert mit der Veeam-Lösung nicht nur die gesamte virtuelle Infrastruktur, sondern jetzt auch alle Daten aus Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams im eigenen Rechenzentrum. Dies ist für die Unternehmensgruppe rund 70 Prozent günstiger als ein cloudbasiertes Backup. Serviceplan spart so über einen Zeitraum von fünf Jahren mehrere hunderttausend Euro an Storage-Kosten.

Schneller Restore einzelner E-Mails und Dateien:
Beliebige Office 365-Objekte lassen sich mit wenigen Klicks auffinden und granular wiederherstellen. Das IT-Team nutzt dafür die vertrauten Funktionen, die es bereits von der lokalen Backup-Infrastruktur auf Basis von Veeam Backup & Replication kennt.

Zuverlässiger Schutz von Projekt- und Kundendaten vor Datenverlust:
Sensible Projektinformationen sind mit der Lösung zuverlässig vor versehentlicher Löschung, Sicherheitsbedrohungen und Lücken in Aufbewahrungsrichtlinien geschützt. Serviceplan kommt damit auch allen Compliance-Anforderungen und vertraglichen Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden nach.