El ágil respaldo y recuperación de Veeam evitan a Sedemi pérdidas de $6 mdd anuales y facilitan el control eficiente de sus 3 TB de datos

El reto de negocio

De la información albergada en los servidores de Sedemi, los planos 3D elaborados mediante sistemas de modelado se encuentran entre sus archivos más valiosos, ya que son parte esencial de los proyectos de infraestructura que presentan a sus clientes. Es común que éstos soliciten a Sedemi respaldos de proyectos y planos realizados en conjunto dos o más años antes, de forma que para la empresa contar con una solución de respaldo ágil y eficiente era un tema prioritario.

Sedemi usaba un sistema manual y obsoleto que hacía muy difícil la tarea de buscar planos y proyectos específicos. “La labor tomaba de 2 a 3 días completos de un recurso dedicado a buscar en ‘N’ número de discos y, en ocasiones, no se lograba encontrar lo que necesitábamos, y había que rehacer el proyecto desde cero, perdiendo la ventaja del tiempo al no poder reducir esos lapzos de ingeniería, lo que redundaba en costos más altos”, menciona Juan Andrés Cevallos, jefe del Departamento de Sistemas y TI de Sedemi.

Incluso, se han dado casos en los que, al ser incapaces de recuperar bases de proyectos antiguos, la empresa ha perdido contratos millonarios. Cevallos calcula que las pérdidas económicas causadas por este problema ascienden a $6 millones de dólares anuales.

La continuidad del negocio también se ha visto afectada debido a errores humanos, con altos impactos al no contar con una solución efectiva de respaldo. El ejecutivo relata la pérdida de unos planos de proyecto un día antes de la presentación al cliente. “Lo que ocurrió fue que alguien por error los movió a otra carpeta, pero esto lo supimos día y medio después. La imposibilidad de actuar con rapidez nos hizo quedar mal con el cliente, y esto es algo crítico para nosotros”, comenta.

Asimismo, dado que Sedemi implementó una estrategia de virtualización con el fin de optimizar la carga de ingreso de usuarios a su ERP, de manera que actualmente el 85% de su infraestructura es virtual, y también cuenta con una iniciativa en la nube soportada en Microsoft Office 365, para el área de TI era necesario hacerse de una solución de respaldo y recuperación más completa, que pudiera operar interactuando de forma efectiva con estos ambientes.

La solución de Veeam

La responsabilidad de proteger, gestionar y garantizar la disponibilidad de los 3 TB de datos que sostienen el negocio de Sedemi es, para su departamento de TI, una tarea titánica. “Mantener la operación hiper disponible es una labor sumamente complicada, pero tanto Veeam como VMware nos dan la confianza”, señala Cevallos, agregando que para la compañía mantener total disponibilidad de su información es 100% crítico.

Según explica José Bruzzone, coordinador de Marketing de VirtualIT, socio de negocio de Veeam a cargo de la implementación, “la empresa, como muchas otras en Ecuador, tenía ciertas necesidades puntuales con respecto al tema de los respaldos”, tales como la falta de una articulación de sistemas adecuada, que les permitiera brindar a las áreas de negocio los resultados esperados.

Con base en la situación y sus objetivos de negocio, VirtualIT planteó para Sedemi una estrategia que incluyó implementar tres tecnologías de Veeam: Veeam Backuo Essentials™, para respaldar y restaurar datos, y replicar sitios remotos, además de que a través suyo (vía Veeam ONE™) monitorea el estado que guarda la infraestructura; Veeam Agents™, para el respaldo de sus máquinas virtuales, y Veeam Backup para Microsoft Office 365™, para apoyarse en la recuperación de archivos de Sharepoint y Outlook de sus usuarios de esta plataforma en la nube.

Gracias a estas soluciones, Sedemi pudo optimizar sus políticas de respaldo, mismo que ahora se realiza de manera diaria y semanal (en un formato incremental, es decir, sólo se respaldan los archivos que fueron modificados), además de que se lleva a cabo una recopilación total mensual. “Son respaldos automáticos, que se hacen cada noche, y cada sábado por la madrugada en automático –comenta el directivo de Sedemi–. En 4 a 5 horas queda listo y no necesitamos dedicar a ningún recurso para sacar los respaldos, lo que optimiza nuestras horas-hombre.”

Cevallos recuerda que antes de Veeam la tarea era tediosa y tardada. Si alguna copia se paraba, comenta, había que comenzar de nuevo desde cero o perder tiempo revisando qué carpeta o archivo fue la que no se copió. “De hecho, antes hubiera sido impensable contar con una política de respaldos diarios como la que tenemos hoy. Previo a Veeam, respaldar una sola carpeta nos tomaba prácticamente 1 día”, indica.

De esta forma, Sedemi pasó de hacer respaldos semanales que sólo eran de los proyectos que en el momento eran críticos, lo que se tomaba unos 2 días, a contar con el 100% de sus datos respaldados cada día, en una actividad que no requiere la atención de ningún miembro del equipo de TI y se hace en el 10% del tiempo que se tomaba anteriormente.

Asimismo, la facilidad que provee Veeam aunada a su servidor para data pasiva, ambos con características de deduplicación y compresión de archivos, permiten a la empresa reducir en 40% el espacio de almacenamiento necesario.

Además del almacenamiento local de los respaldos de todos sus archivos y máquinas virtuales, la compañía tiene un almacenamiento en la nube para asegurarse de tener una protección total y, por ende, ofrecer una hiper disponibilidad a sus usuarios. “Puedo concluir que Veeam es un elemento estratégico para Sedemi, ya que nos permite tener realmente solucionado el tema de la disponibilidad”, concluye Cevallos.

Los resultados

• Respaldo óptimo y más completo, que es 90% más rápido y da 40% de ahorro en espacio
  Sedemi pasó de respaldos manuales, semanales y acotados a los proyectos más críticos, a contar con la capacidad de respaldar el 100% de los datos diariamente, y esto, en la décima parte del tiempo que empleaban antes y ahorrando espacio de almacenamiento. “Con Veeam, almaceno un archivo de 1 GB en unos 100 MB”, dice Cevallos.
• Restauración 90% más ágil; facilidad gracias a la granularidad de Veeam
  Cevallos se declara sorprendido con la excelente capacidad de granularidad de Veeam: “Si una tabla de una base de datos es modificada, con la herramienta puedo fácilmente ver cuál fue, y esto nos permite reducir tiempos de restauración en 90%, lo que se traduce en más tiempo para la innovación y otras tareas”. También destaca la funcionalidad de Veeam ONE, que le da la seguridad de que la tarea se realizó sin inconvenientes.
• Confianza total sobre la disponibilidad de los datos en todo momento
  “Antes, podía pasar que encontráramos borrados archivos críticos y que no se recuperaran, con los altos costos que esto implicaba por demoras en la entrega y la no satisfacción de los clientes. Hoy tengo total tranquilidad de que, si algo así nos sucede, con certeza recupero cualquier archivo”, dice Cevallos, afirmando que su respuesta para las áreas de negocio ha pasado de ser “hay que volverlo a hacer” a “dame 5 minutos y tendrás el archivo”.