Bene sichert seine Just-in-time- Fertigung mit Veeam

Die Business-Herausforderung

Die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, befindet sich heute in einem grundlegenden Umbruch. Arbeits- und Büroumgebungen verändern sich durch die Digitalisierung, durch neue Führungs- und Organisationskulturen, aber auch durch die wachsende Bedeutung des Home Office. Ein Unternehmen, das diesen Wandel seit langer Zeit mitgestaltet, ist die österreichische Bene Gruppe. Der globale Büroexperte hat sich auf die Einrichtung moderner Büro- und Arbeitswelten spezialisiert. Bene entwickelt innovative Konzepte mit hoher Designqualität und liefert maßgeschneiderte Lösungen für alle Unternehmensgrößen – von Start-ups über mittelständische Betriebe bis hin zu weltweit agierenden Konzernen.

Die Firmengeschichte von Bene reicht weit über 200 Jahre zurück. Das Unternehmen ist ursprünglich aus einer 1790 gegründeten Tischlerei hervorgegangen. Heute ist Bene aber alles andere als ein traditionelles Unternehmen. Der Hersteller setzt auf agile Methoden und eine schlanke, auftragsgesteuerte Just-in-time-Fertigung, die sich schnell an sich verändernde Markt- und Kundenanforderungen anpassen lässt.

„Durchgängig digitalisierte Prozesse mit hochflexibler Datenorganisation sind eine Schlüsselvoraussetzung für unsere Strategie“, erklärt Jörg Baumgartner, CIO bei Bene GmbH. „Nur dadurch sind wir in der Lage, unseren Kunden ein so variantenreiches Produktsortiment zu wettbewerbsfähigen Konditionen anzubieten.“

Die digitale „Customer Journey“ beginnt bereits bei den ersten Beratungsgesprächen. Dank modernster Planungssoftware mit Unterstützung für Virtual Reality und Augmented Reality kann sich der Kunde frühzeitig ein Bild von seiner zukünftigen Büroumgebung machen und sich virtuell in den geplanten Räumen umsehen. Sobald der Auftrag unterzeichnet ist, werden alle benötigten Daten an die Produktionsplanung übergeben und die Fertigung läuft an. In der Just-in-time-Produktion sind alle Arbeitsabläufe hochgradig automatisiert und vernetzt – auch über die Firmengrenzen hinaus: Viele Lieferanten von Bene werden ebenfalls über digitale Schnittstellen in den Bestell- und Produktionsprozess eingebunden.

„Die konsequente Digitalisierung auf allen Ebenen bedeutet für uns aber auch: Ohne eine funktionierende IT kommt unsere Produktion sehr schnell zum Erliegen“, sagt Baumgartner. „Sollte eine kritische Anwendung länger als 24 Stunden ausfallen, käme es bereits zu spürbaren Lieferverzögerungen und Umsatzeinbußen.“

Bene muss daher sicherstellen, dass alle wichtigen IT-Ressourcen für Entwicklung, Design und Produktion möglichst ohne Unterbrechung zur Verfügung stehen – und dies nicht nur am Hauptsitz in Waidhofen an der Ybbs, sondern auch in den mehr als 20 weiteren Niederlassungen weltweit. Daher suchte man eine leistungsfähige Backup-Lösung, die die digitalen Prozesse des Unternehmens zuverlässig absichert. Die bisher dafür eingesetzte Software konnte mit den wachsenden Anforderungen nicht mehr Schritt halten.

Die Veeam-Lösung

Nach der Evaluierung unterschiedlicher Lösungsvarianten entschied sich Bene für den Einsatz von Veeam Backup & Replication. „Das Gesamtpaket überzeugte uns von Anfang an“, berichtet Baumgartner. „Veeam vereint in einer Lösung alle Funktionen, die wir für die einfache und zuverlässige Sicherung und Wiederherstellung unserer Workloads benötigen. Wir können damit nicht nur die Verfügbarkeit unserer IT-Ressourcen maximieren, sondern auch den operativen Aufwand erheblich reduzieren.“

Bene implementierte Veeam Backup & Replication zunächst als Backup-Lösung für seine virtualisierte Infrastruktur auf Basis von VMware vSphere. Mehr als 200 virtuelle Maschinen mit einem Gesamtvolumen von rund 160 Terabyte werden mit der Lösung heute hochverfügbar bereitgestellt. Neben den Systemen in den beiden Hauptrechenzentren in Waidhofen gehören dazu auch Daten und Anwendungen von allen anderen Firmenstandorten. Diese werden regelmäßig nach Waidhofen übertragen und dort mit Veeam Backup & Replication gesichert.

Bene stellt mit der Lösung sicher, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Geschäftsanwendungen haben. Sollte es etwa zu einem Ausfall der Planungssoftware kommen, kann die IT-Organisation die betroffene virtuelle Maschine direkt aus dem Backup heraus neu starten. Die Instant VM Recovery- Funktion von Veeam verkürzt die Wiederherstellungszeit von Stunden auf Minuten und sorgt so dafür, dass die Bene-Mitarbeiter ihre Arbeit sehr schnell fortsetzen können. Auch versehentlich gelöschte Dateien oder Ordner auf File- Servern lassen sich in kürzester Zeit wieder zur Verfügung stellen.

Die neue Lösung erleichtert aber auch den IT-Experten von Bene die Arbeit. Viele Prozesse rund um die Datensicherung konnten mit Veeam automatisiert werden. So sind heute etwa keine manuellen Backup- und Recovery-Tests mehr erforderlich – die SureBackup-Technologie von Veeam überprüft kontinuierlich im Hintergrund die Wiederherstellbarkeit der gesicherten IT-Ressourcen. „Alleine dadurch sparen wir jeden Monat viele Stunden an Arbeit“, bestätigt Baumgartner. „Die lückenlosen Berichte geben uns gleichzeitig die Gewissheit, dass alle Backup-Jobs wirklich erfolgreich gelaufen sind.“

Bene dehnte die Veeam-Lösung daher bald auch auf die verbleibenden physischen Server aus. Der zentrale Oracle-Cluster des Unternehmens wird heute ebenfalls mit Veeam-Technologie gesichert. Von der Verfügbarkeit dieses Systems hängt unter anderem die technische Konfigurationssoftware ab, die die digitalen Stücklisten und Arbeitspläne erzeugt. Ein Ausfall würde die Möbelproduktion schnell zum Stillstand bringen. Die Veeam-Lösung gewährleistet hingegen einen reibungslosen, sicheren Betrieb.

Die IT-Abteilung ist damit in der Lage, transaktionskonsistente Backups des Oracle-Clusters zu erstellen und die Datenbank bei Bedarf auf einen bestimmten Zeitpunkt zurückzusetzen.

„Für uns ist es ein großer Vorteil, dass wir keine unterschiedlichen Backup-Lösungen für die physische und virtuelle IT betreiben müssen“, so der CIO. „Mit Veeam haben wir jetzt eine zentrale Lösung, um unsere digitalen Geschäftsprozesse von der Planung über die Produktion bis zur Logistik zu schützen und die Verfügbarkeit aller Anwendungen auf ein höheres Niveau zu bringen.“

Bene setzte daher auch bei der Einführung von Microsoft Office 365 auf die Unterstützung von Veeam. Rund 550 Büroanwender der Firmengruppe nutzen mittlerweile Services wie Exchange Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams für ihre tägliche Arbeit. Alle in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten werden automatisch mit Veeam Backup for Microsoft Office 365 im Rechenzentrum von Bene gesichert. Sollten wichtige E-Mails oder Dokumente in der Cloud versehentlich gelöscht werden, kann die IT diese jederzeit mit den vertrauten Funktionen von Veeam wiederherstellen.

„Gerade seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie spielen die Cloud-Services von Microsoft eine wichtige Rolle für die virtuelle Zusammenarbeit bei Bene“, berichtet Baumgartner. „Anwender können damit auch im Home Office sehr einfach mit internen und externen Kontakten kommunizieren und Informationen austauschen. Das ortsunabhängige Arbeiten darf aber nicht zu Lasten der Datensicherheit gehen. Daher haben wir uns für den Einsatz von Veeam Backup for Microsoft Office 365 entschieden. Wir behalten damit weiterhin volle Kontrolle über unsere Daten und können selbst entscheiden, wo und wie lange diese aufbewahrt werden.“

Die Ergebnisse

• Maximale IT-Verfügbarkeit für digitale Geschäftsprozesse:
  Mit Veeam sorgt Bene dafür, dass Daten und Anwendungen für Vertrieb, Entwicklung, Produktion und Logistik jederzeit zuverlässig zur Verfügung stehen. Bei einem Ausfall lassen sich die betroffenen Systeme innerhalb von Minuten wiederherstellen. So verhindert Bene, dass es zu Lieferverzögerungen für die Kunden kommt.
• Einsparungen von rund 20 % bei den IT-Betriebskosten:
  Viele Aufgaben rund um die Sicherung und Wiederherstellung von Daten konnten mit Veeam automatisiert werden. Die SureBackup-Technologie macht beispielsweise manuelle Recovery-Tests überflüssig. CIO Jörg Baumgartner schätzt, dass der operative Aufwand dadurch um rund 20 % zurückgegangen ist.
• Zukunftssichere Plattform – auch für cloudbasierte Workloads:
  Bene setzt Veeam-Technologie nicht nur für physische und virtuelle IT-Ressourcen im eigenen Rechenzentrum ein, sondern auch für die Absicherung von Cloud- Services. Veeam Backup for Microsoft Office 365 hilft dem Unternehmen, Office-Daten zuverlässig zu schützen – ganz gleich, an welchem Ort die Anwender arbeiten. Dies erleichterte die Anbindung von Home-Office- Arbeitsplätzen während der COVID-19-Pandemie.