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Con Veeam, la Universidad de San Francisco de Quito protege y agiliza un negocio con valor de $220,000 dólares diarios

El reto de negocio

El departamento de TI de la Universidad de San Francisco de Quito –liderado por Fausto Vasco, su director– se encarga a diario de las labores de soporte técnico, comunicaciones, seguridad informática y manejo de la infraestructura en su conjunto, misma que alberga 50 TB de datos. Asimismo, el equipo opera una fábrica de software donde se han generado múltiples soluciones que les han permitido integrar la mayor parte de los sistemas que utilizan los empleados y la comunidad estudiantil.

Con el fin de facilitar la gestión de TI y favorecer una óptima continuidad del negocio, el 90% del ambiente informático de la universidad es virtual. El departamento de TI cuenta con 32 servidores físicos y 280 virtuales en los que utiliza dos infraestructuras de virtualización (VMware y Hyper V), y necesitaba una solución de respaldo y recuperación que tuviera la versatilidad de trabajar con ambas.

Por otro lado, su estrategia de digitalización incluye proyectos como la implementación de IA para diseño de modelos matemáticos, gestión documental y Big Data en redes inalámbricas, entre otros. En este tipo de iniciativas, para la institución era imprescindible asegurar un óptimo manejo de los datos, garantizando su protección y seguridad, y cada vez más notaban que los tiempos, capacidades y niveles de eficiencia que su anterior solución de respaldo les brindaba no eran suficientes.

La total disponibilidad de la información es un elemento sumamente crítico para la institución, cuya infraestructura se encuentra en constante crecimiento. Son vitales tanto la información financiera, la referente a la gestión de Recursos Humanos y la del correo electrónico, como la de su sistema académico (en este caso, por ejemplo, a diario se suben diferentes proyectos y avances de los alumnos, así como calificaciones por parte de los catedráticos, que sería dramático que desaparecieran o se dañaran). “La pérdida de datos para nosotros equivaldría a la pérdida de dinero para un banco”, ejemplifica Vasco.

La solución de Veeam

A principios de 2018, de la mano de OnePoint, socio de negocios de Veeam, la Universidad de San Francisco de Quito comenzó a utilizar Veeam Backup & Replication Enterprise™ que, de acuerdo con Pablo Córdova, ingeniero de Infraestructura en la institución, es una solución que se acopla perfectamente a sus necesidades, “no sólo por la velocidad de transferencia que brinda sino también por capacidades como la granularidad, muy útil en las máquinas virtuales y en general”, indica, recordando que antes, al no tener esta función en su solución anterior, la restauración era mucho más lenta: “Manejamos bastante almacenamiento en Exchange, de forma que la recuperación de un mailbox era muy larga. Antes de Veeam la reparación de toda la base de datos nos tomaba de 2 a 3 días; ahora en 1 hora ya está lista.”

En este sentido, José Luis Medina, coordinador de Infraestructura y Seguridad Informática de la universidad, recuerda un incidente en el que hubo que restaurar una base de datos de casi 100 GB, lo que con su solución de entonces les tomó unas 20 horas. “Pudimos sobrevivir, pero la demora fue muy grande, y en términos de trabajo y transaccionalidad esta tardanza significó un impacto negativo, ya que fue notorio el descontento hacia el departamento de TI por dejar tanto tiempo inoperante una infraestructura”, comenta.

Cabe añadir que a partir de que la institución académica cuenta con Veeam no han tenido alguna eventualidad de este tipo. Con todo, el equipo de TI ha realizado pruebas técnicas, y la restauración de una base de datos de 100 GB se realiza en sólo 1 hora. Medina considera que las capacidades de Veeam han elevado al 100% la confianza del equipo de TI: “Estamos seguros de que, si hubiera algún problema, tendremos al instante el respaldo, el cual estará bien hecho, además de que la restauración, en caso de ser necesaria, se realizaría en el menor tiempo posible”.

Para Vasco, Córdova y Medina, entre las características de Veeam más destacables están su capacidad de hacer respaldos incrementales y la deduplicación. Gracias a la primera, que les permite partir de un full backup y respaldar solamente lo que va cambiando en el día en cada base de datos, el tiempo requerido en esta actividad es sólo el 8% del que solía necesitarse. La deduplicación, por su parte, reduce el espacio que la universidad requiere en almacenamiento para los archivos de respaldo. Según indica Córdova, con Veeam almacenan 70% más que con su solución previa.

Vasco concluye diciendo que la seguridad y confiabilidad que encuentran en Veeam hacen de ésta una opción viable, que también les ayuda a reducir costos por las funcionalidades arriba mencionadas.

Los resultados

  • Ahorros y versatilidad, aun trabajando con múltiples tecnologías de virtualización
    El equipo de TI de la Universidad de San Francisco de Quito utiliza frecuentemente las plataformas de virtualización de VMware e Hyper V, y el hecho de que Veeam soporte ambas, es muy importante para ellos por la versatilidad que les brinda. Además, Vasco destaca que esto también se traduce en ahorros económicos, pues se pueden utilizar múltiples tecnologías de discos (desde sólidos hasta magnéticos de distintas velocidades) en las mismas cajas.
  • Mayor agilidad y menor espacio de almacenamiento, gracias a las funcionalidades de Veeam
    La capacidad de Veeam de realizar respaldos incrementales hace que la actividad requiera únicamente del 8% del tiempo que solía ocupar y le brinda agilidad, pues de los 50 TB de data abierta que es respaldada, a diario sólo se respaldan unos 15 TB incrementales. Asimismo, la función de la deduplicación les permite almacenar 70% más que con su solución anterior en el mismo espacio de almacenamiento, lo que significa hacer más con menos.
  • Tranquilidad de la continuidad de un negocio con valor de $220,000 dólares al día
    La tecnología de Veeam permite a la universidad ejecutar esquemas de respaldo mucho más frecuentes, ágiles y eficientes. “La confiabilidad de la herramienta se traduce en tranquilidad para nosotros”, señala Vasco en el entendido de que 1 día de indisponibilidad o interrupción en la continuidad del negocio pone en riesgo el negocio, que tiene un valor de $220,000 dólares diarios aproximadamente.
Universidad de San Francisco de Quito
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Empresa:


La Universidad de San Francisco de Quito, en Ecuador, basa sus operaciones en una visión centrada en artes liberales, modelo innovador para Latinoamérica que consiste en ir más allá de la cátedra fortaleciendo la investigación y la participación con los diversos sectores de la sociedad, sirviendo a la comunidad y generando estudiantes que, además de ser especialistas, emprendedores y líderes en su área, tienen altos niveles de autocapacitación e integran las nuevas tecnologías.

Actualmente, cuenta con cerca de 9,000 estudiantes, y las áreas operativas y académicas suman alrededor de 1,000 empleados, todos ellos atendidos por un departamento de TI conformado por 39 personas. Entre los objetivos de esta área destacan generar los mecanismos para que las prácticas educativa y operativa se realicen de manera eficiente y segura, considerando el importante papel que juegan los datos, y llevar a la universidad hacia un proceso de transformación digital mediante iniciativas como Internet de las Cosas (IoT), Inteligencia Artificial (IA), Big Data y Machine Learning, que son parte integral de la oferta de la institución y contribuyen al desarrollo de la comunidad en su conjunto, además de que optimizan la experiencia de docentes, administrativos y estudiantes.

Desafío:

La Universidad de San Francisco de Quito maneja dos infraestructuras de virtualización (VMware y HyperV). Asimismo, se encuentra trabajando en proyectos encaminados a su transformación digital. En ambos casos, para la institución el óptimo manejo y la protección y seguridad de los datos son vitales. Si bien contaban con una solución de respaldo, llegó un punto en que ésta no cubría sus crecientes necesidades, por lo que requerían una oferta que les diera la flexibilidad, agilidad y eficiencia requeridas.

Resultados:

  • Ahorros y versatilidad, aun trabajando con múltiples tecnologías de virtualización
  • Mayor agilidad y menor espacio de almacenamiento, gracias a las funcionalidades de Veeam
  • Tranquilidad de la continuidad de un negocio con valor de $220,000 dólares al día
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