Doufám, že se vám to nikdy nestane, ale pokud někdy dostanete žádost o provedení právního zjištění, možná se vám bude tento příspěvek hodit. O tento příběh se se mnou podělil jeden z mých IT přátel. Dostal za úkol vyhledat v Exchange určitá klíčová slova v e-mailové komunikaci, o které předpokládal, že se udála asi před dvěma roky. Tento typ vyhledávání by byl pro mnoho IT organizací těžkým oříškem.
Houstone, máme problém!
Protože tato společnost používala Exchange 2010, můj IT kamarád hledal na Googlu nějaké rady a našel jeden článek na TechNetu. Článek mu radil, aby použil funkci Exchange pro vyhledávání v několika poštovních schránkách: http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd335072(v=exchg.141).aspx
Problém je, že člověk obvykle nemá po ruce Exchange server s 1–2 roky starou databází. Malá společnost s 50 zaměstnanci dokáže během pracovního dne vytvořit až několik stovek e-mailů. Když se e-maily odešlou, uloží se na serveru a za nějakou dobu se pak z vaší Exchange trvale smažou (přesunou se na disky, pásky nebo do cloudu pro dlouhodobou archivaci).
To znamená, že si musíte vyhrnout rukávy a nejdřív se pustit do hledání staré zálohy. Pak musíte buď pro svůj staronový Exchange server vytvořit celé prostředí (izolované od produkčního prostředí), nebo použít e-discovery nástroj pro vyhledání e-mailů v databázi Exchange. Mimochodem, některé z těchto e-discovery nástrojů nejsou zrovna levné, připravte se na rozloučení se slušnou sumou peněz za každou poštovní schránku.
Použijte bezplatný nástroj
Abych tento dlouhý příběh zkrátil, můj IT kolega nakonec žádost vyřešil pomocí e-discovery nástroje, který se jmenuje Veeam Explorer pro Exchange, dokáže prohledávat .EDB soubory Exchange a je k dispozici zcela ZDARMA (0 USD).
Podívejte se, jak to funguje (úplně jednoduše!):
1. Stažení a instalace
Veeam Explorer pro Microsoft Exchange (VEX) je dostupný zdarma jako samostatný nástroj ve všech edicích produktu Veeam Backup & Replication, včetně verze Veeam Backup Free Edition. Takže prvním krokem je stáhnout si Veeam Backup Free Edition a zbytek už je opravdu lehký. Tady je URL pro stažení:
http://www.veeam.com/cz/virtual-machine-backup-solution-free.html
VEX si můžete nainstalovat na fyzický nebo virtuální počítač, je to jedno. Postup instalace je prostý, typické klikání na tlačítka „Další, Další, Další, Hotovo“. Když vás okno při instalaci požádá o licenční klíč, můžete bez problémů pokračovat dál bez licence.
Obr. 1: Veeam Explorer pro Exchange je dostupný jako jedna z doplňkových součástí produktu Veeam Backup Free Edition po jeho instalaci.
2. Získání souboru EDB ze zálohy a jeho otevření pomocí VEX
Důležité: Když ze své zálohy extrahujete soubor .EDB, nezapomeňte do stejného místa umístit ještě ESE.DLL. Tento soubor se používá pro dotazy do databáze Microsoft Exchange (.EDB) a je součástí distribuce Microsoft Exchange. Snadno ho najdete na instalačním disku, když dáte vyhledat „ese.dll“. Pak ho stačí jen zkopírovat na Veeam server. Nezapomeňte, že se v případě potřeby vždy můžete podívat na článek nápovědy:
http://helpcenter.veeam.com/backup/70/vsphere/index.html?vee_restore_database.html
Abyste mohli otevřít soubor EDB, musíte pro VEX v nabídce Options (Možnosti) nastavit umístění souboru ESE.DLL. Jakmile máte hotovo, můžete přidat úložiště poštovních schránek stisknutím tlačítka Add Store (Přidat úložiště) na pásu karet.
Obr. 2: Extrahujte soubor ESE.DLL a zkopírujte ho na Veeam server.
Obr. 3: Nasměrujte Veeam Explorer pro Exchange na databázový soubor
- Otevřete Veeam Backup Free Edition, vstupte do hlavní nabídky, vyberte Options (Možnosti) a určete cestu k soubor ESE.dll.
- Nasměrujte Veeam Explorer pro Microsoft Exchange na soubor .EDB (v prohlížeči záloh Veeam dvakrát klikněte na soubor .EDB)
- Jakmile Veeam otevře vaši databázi .EDB v nástroji Veeam Explorer pro Microsoft Exchange, můžete procházet a hledat položky, které potřebujete.
Nyní můžete začít prohledávat kliknutím na Advanced Find (Rozšířené hledání) a vyhledat e-maily s požadovaným datem vytvoření, textem v polích To, Cc, Bcc (Příjemce, Kopie, Skrytá kopie) apod.
Obr. 4: Rozšířené vyhledávání v databázi Microsoft Exchange
Protože je Veeam Explorer pro Exchange zcela bezplatný nástroj, pro používání funkcí e-discovery nevyžaduje žádnou licenci. Veeam Explorer pro Exchange používá pro práci s databází standardní API. Podporované verze Microsoft Exchange jsou 2010 a 2013.
Lidé, společnosti i neziskové organizace využívají Veeam Explorer pro Exchange ve mnoha různých scénářích použití. Pro ty z vás, kteří by se chtěli dovědět více, je tu pár možností:
- Právní zjišťování:Některé státy vyžadují, aby byly záznamy o financích, osobách a datech týkajících se obchodních společností uchovávány po dobu tří let. Jiné vyžadují 5, 10, nebo dokonce 15 let. Aby vaše společnost dokázala plnit zákonné požadavky soudu nebo příslušných orgánů, měli by správci systému věnovat požadavkům právního oddělení na vyhledávání zpráv nebo souborů příloh vybraného uživatele podle určitých kritérií hledání nejvyšší pozornost.
- Interní zkoumání:Systémové správce může o vyhledání zpráv v databázi Exchange při interním zkoumání požádat kromě právního oddělení i libovolný manažer.
Veeam Explorer pro Exchange plně podporuje syntax hledání a dotazů Microsoft Exchange. Ve vybrané poštovní schránce Exchange můžete například hledat:
Jan
Jan AND Svoboda
“Jan Svoboda”
from:”Jan Svoboda”
hasattachment: yes
Uvedená kritéria vyhledávání jsou podobná těm, jaká používá Microsoft Outlook 2010. Více informací můžete najít zde: Jak upřesnit vyhledávací kritéria a lépe vyhledávat v Outlooku
Jak je vidět, některé funkce produktů Veeam je možné úspěšně využívat i mimo virtualizovaná prostředí, zejména v případě e-discovery pro Exchange. A co vy? Jak vy používáte Veeam? Podělte se s námi v komentářích níže, napište mi e-mail nebo sledujte Veeam na Twitteru.
Užitečné zdroje
- Stránka produktu Veeam Explorer pro Microsoft Exchange
- Stránka produktu Veeam Explorer pro Microsoft SharePoint
- Příspěvek na blogu: Musíte vyzkoušet Veeam Explorer pro Active Directory!
